งานที่ขึ้นว่ากำลังทำ อาจไม่มีใครทำอยู่
เคยไหมครับ ถามพนักงานร้านอาหารว่าอาหารได้หรือยัง แล้วได้คำตอบว่า "กำลังทำอยู่ค่ะ" ทั้งที่ใบสั่งยังไม่ถึงครัวเลย ช่องสถานะของงานส่วนใหญ่ก็เป็นแบบนั้น บอกแค่ว่างานยังไม่เสร็จ งานที่มีคนกำลังทำกับงานที่แค่รอคิวจึงขึ้นคำเดียวกันว่ากำลังดำเนินการ หัวหน้าที่อยากรู้ว่างานไหนขยับจริงก็เลยต้องไล่ถามทีละคน
เวลาลงมือทำ คือเวลาที่มีคนทำงานชิ้นนั้นอยู่จริง เช่น จัดของ ตรวจ กรอกข้อมูล ส่วน เวลารอ คือเวลาที่งานไม่มีใครทำ เพราะรอคน รอรอบ รอข้อมูล หรือรอคนตัดสินใจ และ เวลารวม (Lead Time) คือเวลาตั้งแต่รับงานจนงานเสร็จ รวมทั้งเวลาลงมือทำและเวลารอ
เมื่อเอาเวลาลงมือทำ ÷ เวลารวม × 100 จะได้ สัดส่วนเวลาลงมือทำ (Flow Efficiency) แหล่งที่ใช้ระบุว่าทีมที่ไม่เคยวัดเรื่องนี้มักอยู่ราว 15% หรือเวลาราว 85% เป็นการรอ12 ตัวเลขนี้เป็นค่าที่แหล่งพบ ไม่ใช่มาตรฐานของทุกธุรกิจ
ในมุมผม ตัวเลขนี้น่าคิดมาก เพราะถ้าทีมเป็นแบบที่แหล่งพบ งานที่ค้างอยู่ตอนนี้ส่วนใหญ่ก็อาจกำลังรอ ไม่ได้มีคนทำอยู่ การแยกให้ออกว่างานไหนรอคิว จึงช่วยได้มากกว่าการถามทุกคนว่างานถึงไหนแล้ว
เช็กลิสต์ 5 ข้อ พร้อมสิ่งที่ต้องดู
วิธีที่บทความนี้เสนอคือตรวจงานทีละชิ้นจากบันทึกของงานนั้น ไล่ 5 ข้อตามลำดับ ใส่ผลว่าผ่าน ไม่ผ่าน หรือยังไม่ทราบ แล้วดูว่าข้อแรกที่ตกคือข้อไหน ที่ผมชอบคือทั้งหมดนี้ทำได้จากบันทึกที่มีอยู่ ไม่ต้องเดินไปถามใครก่อน
| ข้อที่ตรวจ | ดูจากอะไร | ผล (ผ่าน / ไม่ผ่าน / ยังไม่ทราบ) | ทำอะไรต่อ | ถามใคร |
|---|
| รหัสงานตรงกัน | เลขงานในช่องสถานะตรงกับเลขในใบงานหรือข้อความที่ส่งต่อ | | ถ้าไม่ตรง หาให้ได้ก่อนว่ากำลังพูดถึงงานชิ้นเดียวกัน | คนที่บันทึกงาน |
| สถานะล่าสุดมีหลักฐาน | บันทึกหรือไฟล์ของขั้นล่าสุดที่บอกว่าเสร็จแล้ว | | ถ้าไม่มี ถามว่าขั้นนั้นเสร็จจริงหรือยัง | ผู้ทำขั้นล่าสุด |
| มีเวลาส่งต่อ | เวลาที่ขั้นก่อนส่งงานให้ขั้นถัดไป | | ถ้าไม่มี ถามว่าขั้นถัดไปได้รับงานหรือยัง เมื่อไร | หัวหน้าขั้นถัดไป |
| คนรับเริ่มทำแล้ว | เวลาที่ขั้นถัดไปลงมือทำงานชิ้นนี้ | | ถ้าไม่ผ่าน งานนี้รอคิว ถามว่าจะเริ่มเมื่อไร | หัวหน้าขั้นถัดไป |
| มีเหตุที่รอ | บันทึกว่างานรออะไร เช่น รอคน รอรอบ รอข้อมูล | | ถ้าไม่มี ถามว่างานรออะไรอยู่ | ผู้ถืองานอยู่ตอนนี้ |
ข้อ 4 คือข้อที่ผมว่าเป็นหัวใจของเช็กลิสต์นี้ เพราะเป็นข้อที่แยกงานสองแบบออกจากกัน งานที่ตกข้อ 4 คืองานที่รอคิว ไม่ได้มีคนทำอยู่ แม้ช่องสถานะจะขึ้นว่ากำลังทำก็ตาม เหมือนจานที่ครัวยังไม่ได้เริ่มทำ ถ้ามีทั้งเวลาส่งต่อและเวลาที่คนรับเริ่มทำ ก็คำนวณเวลารอของขั้นนั้นได้ คือเวลาที่ขั้นถัดไปเริ่มทำ ลบด้วยเวลาที่ขั้นก่อนส่งออก
ตัวอย่างสมมติ: งานที่สถานะขึ้นว่าตรวจแล้ว แต่ยังไม่มีคนรับต่อ
ตัวอย่างสมมติสมมติว่าผู้จำหน่ายอุปกรณ์สำนักงานให้บริษัทลูกค้ารายหนึ่ง มีงานจัดชุดอุปกรณ์ให้พนักงานใหม่ 1 งาน ช่องสรุปขึ้นว่าตรวจแล้วมา 2 วัน
บันทึกของงานนี้มีแค่เวลาเริ่ม 10:05 กับผลตรวจของขั้นแรก ไม่มีเวลาที่ฝ่ายแพ็กรับงาน และไม่มีเหตุที่รอ
รหัสงานตรงกัน: ผ่าน
สถานะล่าสุดมีหลักฐาน: ผ่าน เฉพาะขั้นแรก
มีเวลาส่งต่อ: ยังไม่ทราบ
คนรับเริ่มทำแล้ว: ไม่ผ่าน
มีเหตุที่รอ: ยังไม่ทราบ
งานที่ตกข้อ 4 คืองานที่รอคิว งานนี้จึงรอคิวฝ่ายแพ็ก ไม่ได้มีคนทำอยู่ ข้อแรกที่ยังไม่ทราบคือเวลาส่งต่อให้ฝ่ายแพ็ก จึงถามหัวหน้าฝ่ายแพ็กคนเดียวว่ารับงานหรือยัง ไม่ต้องไล่ถามทุกคน ก็เหมือนเดินไปถามที่ครัวตรงๆ ว่าได้ใบสั่งโต๊ะเราหรือยัง
ข้อที่ไม่ผ่านหรือยังไม่ทราบ ต้องถามใครก่อน
ผมแนะนำให้ถามเฉพาะผู้รับผิดชอบข้อแรกที่ไม่ผ่านหรือยังไม่ทราบ ตามช่อง “ถามใคร” ในตาราง ข้อที่อยู่ถัดลงไปค่อยตรวจต่อเมื่อข้อนั้นได้คำตอบแล้ว
สองผลนี้ฟังดูคล้ายกันนะครับ แต่ถามต่างกัน ผล “ไม่ผ่าน” แปลว่ารู้แน่ว่าเรื่องนั้นยังไม่เกิด ส่วนผล “ยังไม่ทราบ” แปลว่าไม่มีบันทึก อาจเกิดแล้วแต่ไม่มีใครจด ข้อที่ไม่ผ่าน ถามว่าจะเริ่มเมื่อไร ข้อที่ยังไม่ทราบ ถามว่าเกิดขึ้นแล้วหรือยัง
พอได้คำตอบแล้ว ให้จดเวลาหรือเหตุที่ได้ลงในบันทึกของงานชิ้นนั้นทันที เมื่อกลับมาตรวจงานชิ้นเดียวกัน ข้อนั้นจะผ่านได้จากบันทึก โดยไม่ต้องถามซ้ำ ลองเลือกงานที่ค้างนานที่สุดสักชิ้นมาไล่ดูครับ แล้วคุณจะรู้ว่างานนั้นมีคนทำอยู่จริง หรือแค่รอคิวอยู่?
ลองทำได้ทันที
- เลือกงานที่ค้างนานที่สุด 3 ชิ้น แล้วตรวจตาม 5 ข้อ ใส่ผล ผ่าน ไม่ผ่าน หรือยังไม่ทราบ
- ถามเฉพาะผู้รับผิดชอบข้อแรกที่ตก แทนการถามทุกคนในทีม
- นับว่าใน 3 ชิ้น มีกี่ชิ้นที่ยังไม่มีคนรับทำ
อยากเห็นสัญญาณแบบนี้จากข้อมูลของคุณเอง
14 วัน ทีม CUBE ช่วยอ่านข้อมูลจริงของคุณ และสรุปว่าควรแก้ที่จุดไหนก่อน
