ตารางนี้ตอบคำถามอะไร ลองนึกถึงตอนไปเที่ยวกับเพื่อนแล้วเราต้องสำรองจ่ายค่าที่พักก่อนดูครับ เพื่อนโอนคืนทีหลัง คำถามจริงคือเราต้องมีเงินติดตัวเท่าไรถึงจะไม่ติดขัดกลางทริป ตารางนี้ก็ตอบคำถามเดียวแบบนั้น คือระหว่างรอลูกค้าจ่ายหรือรอเงินเบิกเข้า ร้านต้องมีเงินเตรียมไว้อย่างน้อยเท่าไร จึงจะจ่ายค่ายาได้ครบทุกวันโดยเงินไม่ติดลบ
เงินที่ต้องเตรียมเกิดจากช่วงเวลาระหว่างวันที่จ่ายเงินให้ผู้ขาย กับวันที่รับเงินจากการขาย ช่วงนี้เรียกว่า วงจรเงินสด (Cash Conversion Cycle) คือจำนวนวันระหว่างจ่ายผู้ขายกับรับเงินจากการขาย1
วงจรเงินสดบอกเป็นจำนวนวันเฉลี่ยของทั้งกิจการ แต่ตารางนี้ไล่เงินออกและเงินเข้าของออเดอร์จริงทีละวัน จึงได้คำตอบเป็นจำนวนเงินที่ต้องเตรียม ที่ผมชอบคือมันตอบตรงคำถามเลย แต่ต้องรู้ข้อจำกัดด้วยว่าตารางนี้ไม่ได้บอกกำไร และไม่ได้บอกว่าควรสั่งยาเพิ่มหรือลด
วิธีกรอกทีละคอลัมน์ วันที่ ใส่วันที่เงินออกหรือเงินเข้าจริง ไม่ใช่วันขายหรือวันออกบิล
รายการ บอกว่าเงินก้อนนั้นคืออะไร เช่น จ่ายค่ายา รับเงินงวดแรก รับเงินส่วนที่เหลือ
เงินออก จำนวนเงินที่จ่ายในวันนั้น
เงินเข้า จำนวนเงินที่รับในวันนั้น
ยอดสะสม เริ่มจากศูนย์ แล้วแต่ละวันเอายอดสะสมของวันก่อน บวกเงินเข้า ลบเงินออก
ที่มาของตัวเลข บอกว่าตัวเลขมาจากเอกสารอะไร เช่น ใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่าย รายการเดินบัญชี หรือคำยืนยันวันจ่ายจากลูกค้า
วันที่ รายการ เงินออก เงินเข้า ยอดสะสม ที่มาของตัวเลข วิธีกรอก จ่ายค่ายา หรือรับเงินงวดไหน ยอดที่จ่ายวันนั้น ยอดที่รับวันนั้น ยอดสะสมวันก่อน บวกเงินเข้า ลบเงินออก ใบแจ้งหนี้ รายการเดินบัญชี คำยืนยันจากลูกค้า วันที่ … วันที่ … วันที่ …
พอกรอกครบแล้ว ให้วงยอดสะสมที่ติดลบมากที่สุด ตัวเลขนั้นแหละคือเงินที่ร้านต้องเตรียมไว้ เหมือนเงินที่เราต้องถือไว้ในวันที่สำรองจ่ายไปมากที่สุดระหว่างทริป
ตัวอย่างสมมติ: ยาชุด 60,000 บาทที่ได้เงินคืนสองงวด ตัวอย่างสมมติ
สมมติว่าร้านยาสาขาหนึ่งในศูนย์การค้า จ่ายค่ายาชุดหนึ่ง 60,000 บาทในวันที่ 1 แล้วรับเงินงวดแรก 20,000 บาทในวันที่ 5 และรับส่วนที่เหลือ 80,000 บาทในวันที่ 15 เริ่มนับยอดสะสมที่ศูนย์ และไม่มีรายการอื่น
วันที่ 1 จ่ายค่ายา ยอดสะสม 0 − 60,000 = −60,000 บาท
วันที่ 5 รับเงินงวดแรก ยอดสะสม 20,000 − 60,000 = −40,000 บาท
วันที่ 15 รับส่วนที่เหลือ ยอดสะสม 80,000 − 40,000 = 40,000 บาท
ยอดติดลบสูงสุดคือ 60,000 บาทในวันที่ 1 ร้านจึงต้องเตรียมเงิน 60,000 บาท
ถ้าเอายอดติดลบของวันที่ 1 และวันที่ 5 มาบวกกัน 60,000 + 40,000 = 100,000 บาท จะได้ตัวเลขที่สูงเกินจริง ส่วนยอดปลายทาง +40,000 บาท ก็ไม่ใช่กำไรสุทธิ ผมเห็นสองจุดนี้เป็นจุดที่พลาดกันบ่อยที่สุดครับ
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเวลาอ่านตาราง บวกยอดติดลบของทุกวันเข้าด้วยกัน ยอดติดลบของแต่ละวันเป็นยอดสะสม ซึ่งรวมเงินก้อนเดียวกันต่อเนื่องมาจากวันก่อนอยู่แล้ว การบวกกันจึงนับเงินก้อนเดิมซ้ำ
ใช้ยอดปลายทางเป็นเงินที่ต้องเตรียม ยอดปลายทางบอกว่าเมื่อจบทุกรายการแล้วเงินเหลือหรือขาดเท่าไร ไม่ได้บอกว่าระหว่างทางต้องมีเงินเท่าไร และไม่ใช่กำไรสุทธิ เพราะตารางนี้ไม่ได้รวมค่าใช้จ่ายอื่นของร้าน
ลงวันขายแทนวันที่เงินเข้า ถ้าใส่วันขาย ยอดสะสมจะดูดีเกินจริง และเงินที่ต้องเตรียมจะออกมาน้อยกว่าที่ต้องใช้
ดูทีละออเดอร์แยกกัน เมื่อหลายออเดอร์ซ้อนกันในเดือนเดียว ยอดติดลบสูงสุดของทั้งเดือนอาจมากกว่าของออเดอร์เดียว ให้ลงทุกออเดอร์ในตารางเดียวกัน
ข้อมูลร้านยาที่ควรใส่เพิ่ม อีกเรื่องที่ผมอยากให้ระวังเฉพาะร้านยา คือยามีวันหมดอายุ2
ข่าวดีคืองานคุณภาพร้านยาตามมาตรฐานร้านยา (GPP) มีเรื่องการจัดการความเสี่ยงยาหมดอายุ ร้านจึงติดตามล็อตและวันหมดอายุอยู่แล้ว แค่ใส่เลขล็อตและวันหมดอายุของยาชุดที่จ่ายเงินไปในช่องที่มาของตัวเลข ก็จะเห็นว่าเงินก้อนไหนเสี่ยงจม แล้วออเดอร์เครดิตก้อนใหญ่ที่สุดของร้านคุณเดือนนี้ ต้องเตรียมเงินไว้เท่าไร?
ลองทำได้ทันที เลือกออเดอร์เครดิตหรือยอดรอเบิก 1 รายการ แล้วลงวันจ่ายค่ายาและวันที่ได้เงินแต่ละงวด คิดยอดสะสมทีละวัน แล้ววงยอดที่ติดลบมากที่สุด ทำซ้ำกับทุกออเดอร์ในเดือนเดียวกัน เพราะเมื่อหลายออเดอร์ซ้อนกัน ยอดติดลบสูงสุดอาจมากกว่าออเดอร์เดียว See these signals in your own data The 14-Day Sprint takes one real problem of yours from signal to solved.
Start a 14-Day Sprint 
