ทำไมยอดขายโตแล้วเงินสดยังไม่พอจ่ายได้ ลองนึกถึงเดือนที่บริษัทแจ้งว่าเงินเดือนเราขึ้นแล้วดูครับ ตัวเลขใหม่เป็นของจริง แต่เงินก้อนนั้นจะเข้าบัญชีสิ้นเดือน ขณะที่ค่าบัตรเครดิตกับค่าเช่าครบกำหนดก่อนหน้านั้น ธุรกิจก็เจอเรื่องเดียวกัน ยอดขายถูกบันทึกทันทีที่ขายหรือออกบิล แต่เงินจะเข้าบัญชีเมื่อลูกค้าจ่ายตามเครดิตเทอมที่ตกลงกัน1
ปัญหาคือรายจ่ายของธุรกิจไม่ได้รอให้ลูกค้าจ่ายก่อนเลย ค่าสินค้า เงินเดือน และค่าเช่าต่างก็มีวันครบกำหนดของตัวเอง ที่ผมว่าหลายคนมองข้ามคือ พอยอดขายโตเร็ว ธุรกิจมักต้องซื้อของเพิ่มและจ่ายเงินออกไปก่อน ส่วนเงินจากยอดขายที่เพิ่มขึ้นก็ยังมาไม่ถึง
ภาวะที่เงินทุนหมุนเวียน (Working Capital) ไม่พอรองรับธุรกิจที่โตขึ้น มีชื่อเรียกว่า ยอดขายโตเร็วกว่ากำลังเงินทุน (Overtrading) สัญญาณที่พบบ่อยคือเงินขาดมือต่อเนื่องทั้งที่ยอดขายเพิ่ม ต้องพึ่งเงินกู้ระยะสั้นมากขึ้น หรือต้องเลื่อนจ่ายผู้ขาย1 2
สัญญาณแรกคือเงินที่จะมีน้อยกว่ารายจ่ายในสองสัปดาห์ข้างหน้า หลายคนรอดูว่ายอดขายลดลงเมื่อไรถึงจะเริ่มกังวล ซึ่งก็เข้าใจได้นะครับ แต่ผมแนะนำให้ดูอีกจุดหนึ่งแทน คือเงินที่จะมีเทียบกับรายจ่ายในช่วงสองสัปดาห์ข้างหน้า ตัวเลขที่ต้องใช้มีแค่สามตัว
เงินสดที่ใช้ได้ทันที คือเงินในบัญชีและในมือที่จ่ายได้ทันทีวันนี้ เหมือนยอดที่เห็นในแอปธนาคารตอนนี้
เงินรับที่มีวันจ่ายยืนยัน คือเงินที่ลูกค้ายืนยันวันจ่ายแล้วหรือมีหลักฐาน และจะเข้าก่อนวันที่ต้องใช้ เหมือนเพื่อนที่บอกวันชัดเจนว่าจะโอนเงินคืน
รายจ่ายที่ถึงกำหนด คือรายจ่ายที่ต้องจ่ายภายในช่วงที่ตรวจ เช่น ค่าสินค้า เงินเดือน ค่าเช่า ซึ่งก็คือค่าบัตรเครดิตของฝั่งธุรกิจ
สองตัวแรกรวมกันคือเงินที่จะมี ถ้าวันไหนเงินที่จะมีน้อยกว่ารายจ่ายที่ถึงกำหนด ส่วนที่ขาดก็คือเงินสดที่ยังขาด และเป็นสัญญาณให้ตรวจต่อทันที จุดที่ผมชอบในวิธีนี้คือมันเข้มกับตัวเอง ยอดขายที่ลูกค้ายังไม่ยืนยันวันจ่ายจะยังไม่นับ แม้จะออกบิลไปแล้วก็ตาม
เครื่องมือก็ไม่ต้องซับซ้อน ใช้ตารางด้านล่างเรียงทีละวันที่มีรายจ่าย แล้วยกยอดคงเหลือไปวันถัดไป
วันที่ เงินสดที่ใช้ได้ทันทียกมา เงินรับที่มีวันจ่ายยืนยัน รายจ่ายที่ถึงกำหนด คงเหลือหลังจ่าย หลักฐานของตัวเลข วิธีกรอก วันแรกใช้ยอดในบัญชีและในมือ วันถัดไปใช้คงเหลือของวันก่อน เฉพาะเงินที่ลูกค้ายืนยันวันจ่ายแล้ว ทุกรายการที่ครบกำหนดในวันนั้น ยกมา + เงินรับ − รายจ่าย รายการเดินบัญชี คำยืนยันจากลูกค้า ใบแจ้งหนี้ วันที่ … วันที่ …
ตัวอย่างสมมติ: ยอดขายโต 50% แต่วันศุกร์ขาดเงิน 25,000 บาท ตัวอย่างสมมติ
สมมติว่าร้านขายส่งอุปกรณ์ร้านอาหารแห่งหนึ่ง มียอดขายเดือนก่อน 320,000 บาท เดือนนี้ 480,000 บาท ลูกค้าส่วนใหญ่ได้เครดิต 30 วัน
วันศุกร์นี้มีรายจ่ายที่ถึงกำหนด 135,000 บาท แยกเป็นค่าสินค้า 90,000 บาท และเงินเดือน 45,000 บาท ร้านมีเงินสดที่ใช้ได้ทันที 70,000 บาท มีเงินรับที่มีวันจ่ายยืนยันก่อนวันศุกร์ 40,000 บาท และไม่มีวงเงินเบิกเกินบัญชี
ยอดขายเพิ่ม 480,000 − 320,000 = 160,000 บาท หรือ 50%
เงินที่จะมี 70,000 + 40,000 = 110,000 บาท
เงินที่จะมีหักรายจ่าย 110,000 − 135,000 = −25,000 บาท ในวันศุกร์
ยอดขายเดือนนี้ส่วนใหญ่ยังอยู่ในเครดิต 30 วัน จึงยังไม่นับเป็นเงินที่จะมี ยอดขายที่โตขึ้นจึงไม่ได้ช่วยวันศุกร์นี้เลย ก็เหมือนเงินเดือนที่ขึ้นแล้วแต่ยังไม่เข้าบัญชี ในวันที่ค่าบัตรเครดิตครบกำหนดพอดี
เมื่อไรที่ตัวเลขนี้ยังสรุปไม่ได้ ผมต้องยอมรับตรงๆ ว่าตัวเลขติดลบบอกได้แค่ว่าเงินจะไม่พอในวันไหน แต่ยังไม่บอกว่าเงินไปค้างอยู่ตรงไหน ในตัวอย่างร้านขายส่งอุปกรณ์ร้านอาหาร ต้นเหตุอาจเป็นเครดิตที่ให้ลูกค้ายาวเกินไป บิลที่ออกช้า หรือการซื้อของเพิ่มเพื่อรองรับยอดขาย ซึ่งแต่ละแบบแก้ต่างกันเลยครับ
อีกกรณีที่ผมอยากให้ระวังคือเงินรับที่ลูกค้ายังไม่ยืนยันวันจ่าย ถ้าใส่ยอดเหล่านี้ลงไปเพราะคิดว่าน่าจะได้ ตารางจะดูดีเกินจริงและสัญญาณจะมาช้า ให้แยกยอดเหล่านี้ไว้ต่างหากจนกว่าจะมีคำยืนยัน เหมือนเราไม่นับเงินที่เพื่อนบอกแค่ว่าเดี๋ยวโอนให้ จนกว่าเขาจะบอกวันที่ชัด
เจอสัญญาณแล้วควรทำอะไรต่อ สิ่งแรกที่ผมแนะนำคือทำตารางนี้ให้เป็นประจำ ทำครั้งเดียวแล้วเลิกจะไม่ช่วยอะไร ภาวะยอดขายโตเร็วกว่ากำลังเงินทุนมักเกิดเมื่อธุรกิจขยายเร็ว โดยเฉพาะเมื่อให้เครดิตลูกค้านานกว่าเครดิตที่ได้จากผู้ขาย และป้องกันได้ด้วยการปรับประมาณการเงินสด (Cash Flow Forecast) อย่างสม่ำเสมอ2
พอเห็นวันที่ติดลบแล้ว ขั้นถัดไปคือหาว่าเงินค้างอยู่ช่วงไหนระหว่างขายกับรับเงิน ก่อนตัดสินใจว่าจะเร่งตามเงิน ขอเลื่อนจ่าย หรือชะลอการซื้อ แล้วธุรกิจของคุณล่ะ วันนี้รู้หรือยังว่าสองสัปดาห์ข้างหน้ามีวันไหนที่เงินจะไม่พอ? ลองเปิดตารางนี้ดูสักครั้งครับ
ลองทำได้ทันที จดเงินสดที่ใช้ได้ทันทีวันนี้ และรายจ่ายที่ถึงกำหนดในสองสัปดาห์ข้างหน้า แยกตามวันที่ นับเฉพาะเงินรับที่ลูกค้ายืนยันวันจ่ายแล้ว ยอดที่ยังไม่มีวันยืนยันให้แยกไว้ หาวันแรกที่เงินรวมน้อยกว่ารายจ่าย แล้วเริ่มแก้ก่อนถึงวันนั้น คำถามที่พบบ่อย ยอดขายโตแต่เงินไม่พอจ่าย แปลว่าธุรกิจขาดทุนหรือเปล่า ไม่จำเป็น ธุรกิจที่มีกำไรก็อาจต้องหยุดกิจการได้ ถ้าจ่ายรายจ่ายระยะสั้นไม่ทันเมื่อถึงกำหนด เพราะกำไรคิดจากยอดขาย แต่รายจ่ายต้องจ่ายด้วยเงินที่รับมาแล้ว[^S1]
See these signals in your own data The 14-Day Sprint takes one real problem of yours from signal to solved.
Start a 14-Day Sprint 
