ทำไมให้เครดิตแล้วต้องมีเงินสำรอง ลองนึกถึงร้านรับจัดเลี้ยงที่รับงานบริษัทใหญ่ดูครับ ต้องซื้อวัตถุดิบล่วงหน้า แต่ลูกค้าจ่ายเงินหลังจบงานหลายสัปดาห์ ร้านขายส่งยาก็คล้ายกัน ร้านขายยาและเวชภัณฑ์ให้ร้านยา คลินิก โรงพยาบาล และห้องพยาบาลของบริษัท ลูกค้าองค์กรกลุ่มนี้มักซื้อแบบให้เครดิต ต่างจากร้านยาหน้าร้านที่รับเงินทันที
ส่วนค่ายา ร้านต้องจ่ายผู้จัดจำหน่ายตามเครดิตเทอมที่ร้านได้รับ ซึ่งอาจไม่เท่ากับเครดิตที่ร้านให้ลูกค้าองค์กร ถ้าร้านต้องจ่ายค่ายาก่อนวันที่ลูกค้าจ่าย ช่วงต่างนี้ก็คือเงินที่ร้านต้องสำรองไว้ เหมือนร้านจัดเลี้ยงที่จ่ายค่าวัตถุดิบไปก่อนแล้ว
การให้เครดิตนานขึ้นอาจช่วยให้ขายได้มากขึ้น แต่เงินสดของร้านจะลดลงเพราะต้องรอรับนานขึ้น และอาจต้องพึ่งเงินเบิกเกินบัญชี (Overdraft) ซึ่งมีดอกเบี้ย1
ค่าเงินที่ต้องหามารอ เวลาของคน และยาใกล้หมดอายุ ต้นทุนที่เกิดขึ้นจริงจากการให้เครดิตมีสามอย่าง และที่ผมว่าน่าสนใจคือมักไม่มีใครจดไว้ เพราะไม่ได้อยู่ในบิลขายหรือบิลซื้อยาใบไหนเลย
ค่าใช้จ่ายของเงินสำรอง คือดอกเบี้ยหรือค่าธรรมเนียมของเงินที่หามาใช้ระหว่างรอลูกค้าจ่าย เช่น เงินเบิกเกินบัญชีหรือเงินกู้ระยะสั้น
เวลาตามเอกสารและเงิน คือชั่วโมงที่พนักงานใช้ส่งบิล ตามเอกสาร และตามเงินจากลูกค้าเครดิต เวลานี้นับเป็นเงินได้ถ้าคูณด้วยค่าแรงต่อชั่วโมงของคนที่ทำ
ยาใกล้หมดอายุ ยามีวันหมดอายุ2
ตารางด้านล่างแยกทั้งสามอย่าง โดยใช้ตัวเลขจากกรณีสมมติในหัวข้อถัดไป ตอนเอาไปใช้ลองเปลี่ยนเป็นตัวเลขของร้านเองดูครับ
ต้นทุน ตัวเลขในตัวอย่าง หน่วย นับเป็นเงินได้ไหม หลักฐาน ค่าใช้จ่ายของเงินสำรอง 300 บาท ได้ เป็นเงินที่จ่ายออกไปจริง ใบแจ้งดอกเบี้ยหรือค่าธรรมเนียมจากธนาคาร เวลาตามเอกสารและเงิน 2 ชั่วโมง ได้ ถ้าคูณด้วยค่าแรงต่อชั่วโมงของพนักงานที่ทำ เวลาที่พนักงานจดไว้ หรือถามพนักงานที่ตามเอกสารและเงิน ยาใกล้หมดอายุ 4,800 บาท (มูลค่ายา) ยังไม่ใช่ขาดทุน จนกว่าจะขายไม่ทันก่อนหมดอายุ รายการยาที่ซื้อเผื่อลูกค้าเครดิต พร้อมวันหมดอายุ
ตัวอย่างสมมติ: ออเดอร์ยา 100,000 บาทของสถานดูแลผู้สูงอายุ ตัวอย่างสมมติ
สมมติว่าร้านขายส่งยาแห่งหนึ่งได้ออเดอร์ยา 100,000 บาทจากสถานดูแลผู้สูงอายุ ให้เครดิต 30 วัน และร้านจ่ายค่ายาไปก่อน 60,000 บาท
ระหว่างรอรับเงิน ร้านเสียค่าธรรมเนียมเงินกู้ระยะสั้น 300 บาท พนักงานใช้เวลาตามเอกสารและเงินรวม 2 ชั่วโมง และมียามูลค่า 4,800 บาทที่ซื้อเผื่อไว้ เหลืออายุ 2 เดือน เพราะลูกค้าลดจำนวน
ถ้าบวกทุกตัวเลขรวมกัน 100,000 + 60,000 + 300 = 160,300 บาท ซึ่งเป็นการนับผิด
100,000 บาทเป็นยอดรอรับ ไม่ใช่ความเสียหาย ส่วน 60,000 บาทเป็นเงินที่ถูกผูกไว้ ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายเพิ่ม
ต้นทุนแฝงจริงคือค่าธรรมเนียม 300 บาท เวลา 2 ชั่วโมง และความเสี่ยงของยามูลค่า 4,800 บาท ซึ่งยังไม่ใช่ขาดทุนจนกว่าจะขายไม่ทัน ต้นทุนแฝงจึงเล็กกว่าที่คนมักกลัว แต่มีอย่างหนึ่งที่เฉพาะร้านยา คือยาใกล้หมดอายุ เหมือนวัตถุดิบสดของร้านจัดเลี้ยงที่ซื้อเผื่อไว้ แล้วลูกค้าลดจำนวนแขก
อะไรที่ดูเหมือนต้นทุนแต่ไม่ใช่ ผมอยากให้แยกเรื่องนี้ให้ชัดก่อน ยอดขายที่ยังไม่ได้รับเงินไม่ใช่ความเสียหาย ในตัวอย่างสมมติ ออเดอร์ 100,000 บาทยังเป็นเงินที่ร้านจะได้รับเมื่อครบเครดิต 30 วัน สิ่งที่ร้านเสียคือเวลาที่ต้องรอ ไม่ใช่ตัวเงิน
ค่ายาที่จ่ายไปก่อนก็ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายเพิ่ม เพราะร้านต้องซื้อยาชุดนี้เพื่อขายอยู่แล้ว ไม่ว่าลูกค้าจะจ่ายเงินสดหรือได้เครดิต สิ่งที่เปลี่ยนคือเงิน 60,000 บาทถูกผูกไว้นานขึ้น จนต้องหาเงินอื่นมาใช้ระหว่างรอ และนั่นคือที่มาของค่าใช้จ่ายของเงินสำรอง
การบวกทุกตัวเลขรวมกันจะได้ความเสียหาย 160,300 บาทที่ไม่มีอยู่จริง ตัวเลขที่ควรใช้คิดเรื่องการให้เครดิตคือต้นทุนสามอย่างในตาราง และผมแนะนำให้จับตายาใกล้หมดอายุเป็นรายการ เพราะเป็นอย่างเดียวที่อาจกลายเป็นขาดทุนจริง แล้วลูกค้าเครดิตรายใหญ่ของร้านคุณ มีต้นทุนแฝงข้อไหนบ้าง?
ลองทำได้ทันที เลือกลูกค้าเครดิตรายใหญ่ 1 ราย แล้วจดดอกเบี้ยหรือค่าธรรมเนียมเงินสำรองระหว่างรอรับเงินเดือนล่าสุด ถามพนักงานว่าใช้เวลาตามเอกสารและเงินของลูกค้ารายนั้นกี่ชั่วโมงต่อเดือน ตรวจยาที่ซื้อเผื่อลูกค้าเครดิต ว่ารายการไหนจะหมดอายุก่อนขายทัน See these signals in your own data The 14-Day Sprint takes one real problem of yours from signal to solved.
Start a 14-Day Sprint 
