ทำไมอำนาจอนุมัติควรผูกกับเงินสดที่ใช้ได้ทันที ยอดขายถูกบันทึกเมื่อเกิดการขาย แต่เงินเข้าเมื่อลูกค้าจ่ายตามเครดิต ธุรกิจที่มีกำไรจึงอาจต้องหยุดกิจการได้ เพราะจ่ายรายจ่ายระยะสั้นไม่ทันเมื่อถึงกำหนด1
ถ้าผูกกับตำแหน่งอย่างเดียว วงเงินเดิมจะใช้ได้เท่ากันทั้งเดือนที่เงินเหลือ และเดือนที่เงินตึง ผู้อนุมัติไม่มีตัวเลขที่บอกว่าวันนี้จ่ายเพิ่มได้อีกเท่าไร ลองนึกถึงบ้านที่ให้ลูกคนโตหยิบเงินกองกลางไปซื้อของได้ครั้งละไม่เกินกี่บาทตามอายุดูครับ เดือนที่ค่าน้ำค่าไฟยังไม่ได้จ่าย วงเงินแบบนี้ก็ไม่ได้บอกเลยว่าเงินจะเหลือพอไหม
วิธีที่บทความนี้เสนอ และผมเห็นด้วยมาก คือผูกอำนาจกับตัวเลขที่บอกเรื่องนี้ได้โดยตรง
เงินสดที่ใช้ได้ทันที คือเงินในบัญชีและในมือที่จ่ายได้ทันทีวันนี้
เงินรับที่มีวันจ่ายยืนยัน คือเงินที่ลูกค้ายืนยันวันจ่ายแล้วหรือมีหลักฐาน และจะเข้าก่อนวันที่ต้องใช้
รายจ่ายที่ถึงกำหนด คือรายจ่ายที่ต้องจ่ายภายในช่วงที่ตรวจ เช่น ค่าสินค้า เงินเดือน ค่าเช่า
เงินสดที่ใช้ได้ทันที หักรายจ่ายที่ถึงกำหนด และหักรายจ่ายใหม่ที่ขออนุมัติ ถ้าผลไม่ติดลบ แปลว่าจ่ายได้โดยไม่ทำให้รายจ่ายที่ถึงกำหนดขาด ถ้าติดลบ แปลว่ารายจ่ายใหม่นี้จะไปแย่งเงินของรายจ่ายที่ต้องจ่ายอยู่แล้ว เหมือนเงินซื้อขนมที่ไปกินเงินที่กันไว้จ่ายค่าไฟ
ตารางขอบเขตอำนาจ ต้องบอกก่อนนะครับว่าตารางด้านล่างเป็นตัวอย่างกติกา ไม่ใช่มาตรฐานที่ใช้ได้กับทุกกิจการ ต้องให้เจ้าของกิจการยืนยันก่อนใช้จริง
เงื่อนไข ผู้อนุมัติ ข้อมูลขั้นต่ำที่ต้องแนบ ส่งต่อให้ใคร วันทบทวนกติกา เงินสดที่ใช้ได้ทันที หักรายจ่ายที่ถึงกำหนดและรายจ่ายใหม่แล้ว ไม่ติดลบ หัวหน้าที่ดูแลรายจ่ายนั้น ยอดรายจ่ายใหม่ วันจ่าย และยอดคงเหลือหลังหัก ไม่ต้องส่งต่อ วันที่เจ้าของกิจการกำหนด เงินสดที่ใช้ได้ทันที หักรายจ่ายที่ถึงกำหนดและรายจ่ายใหม่แล้ว ติดลบ ผู้มีอำนาจที่เจ้าของกิจการกำหนด วันจ่าย ยอดที่ขาด และเงินรับที่คาด ผู้มีอำนาจที่เจ้าของกิจการกำหนด วันที่เจ้าของกิจการกำหนด ยอดเงินสดหรือรายจ่ายที่ถึงกำหนดยังไม่ได้อัปเดตวันนี้ ยังไม่มีใครอนุมัติได้จนกว่ายอดจะอัปเดต วันที่อัปเดตยอดครั้งล่าสุด ผู้ดูแลการเงิน ให้อัปเดตยอดก่อน วันที่เจ้าของกิจการกำหนด
ตัวอย่างสมมติ: รายจ่าย 12,000 กับ 25,000 บาท ตัวอย่างสมมติ
สมมติว่าบริษัทจัดหาสินค้าให้สาขาแห่งหนึ่งใช้นโยบายตัวอย่างว่า หัวหน้าอนุมัติได้เมื่อเงินสดที่ใช้ได้ทันทีหลังหักรายจ่ายที่ถึงกำหนดและรายจ่ายใหม่ไม่ติดลบ
วันนี้มีเงินสดที่ใช้ได้ทันที 45,000 บาท รายจ่ายเดิมที่ถึงกำหนด 28,000 บาท และมีรายจ่ายใหม่สองรายการที่พิจารณาแยกกัน คือ A 12,000 บาท และ B 25,000 บาท
A: 45,000 − 28,000 − 12,000 = 5,000 บาท ไม่ติดลบ อยู่ในอำนาจหัวหน้า
B: 45,000 − 28,000 − 25,000 = −8,000 บาท ติดลบ ต้องส่งต่อ
ผู้ส่งต่อรายการ B แนบวันจ่าย ยอดที่ขาด 8,000 บาท และเงินรับที่คาด ให้ผู้มีอำนาจตัดสิน อำนาจในตัวอย่างนี้จึงผูกกับเงินสดที่ใช้ได้ทันทีหลังหักรายจ่ายที่ถึงกำหนด ไม่ได้ผูกกับขนาดของรายจ่ายอย่างเดียว และนโยบายนี้เป็นตัวอย่างเท่านั้น
ก่อนใช้จริงต้องยืนยันอะไร ในมุมผม กติกานี้ใช้ได้เมื่อเจ้าของกิจการยืนยันเรื่องต่อไปนี้แล้ว และเขียนไว้ให้ทุกคนที่อนุมัติรายจ่ายเห็นตรงกัน แล้ววงเงินอนุมัติในบริษัทคุณวันนี้ ผูกกับอะไรอยู่?
ผู้มีอำนาจรับเรื่องที่ติดลบ ระบุชื่อหรือตำแหน่งให้ชัด ไม่ใช่ “ผู้บริหาร” แบบกว้าง ๆ
ใครอัปเดตยอดเงินสดและรายจ่ายที่ถึงกำหนด และบ่อยแค่ไหน ถ้าตัวเลขไม่สด กติกาจะให้คำตอบผิด
รายจ่ายใหม่หลายรายการในวันเดียวกันนับอย่างไร ในตัวอย่างพิจารณาแยกกัน แต่ถ้าอนุมัติรายการหนึ่งไปแล้ว รายการถัดไปต้องหักรายการแรกด้วย
วันทบทวนกติกา กำหนดวันที่จะกลับมาดูว่ากติกายังเหมาะกับกิจการหรือไม่ เช่น เมื่อมีรายการที่ต้องส่งต่อบ่อยขึ้น
ลองทำได้ทันที ดูว่ารายจ่ายที่หัวหน้าแต่ละคนอนุมัติได้ตอนนี้ ผูกกับวงเงินตามตำแหน่งหรือกับเงินที่มีจริง ร่างกติกา 1 ข้อ: อนุมัติได้เมื่อเงินสดที่ใช้ได้ทันทีหลังหักรายจ่ายที่ถึงกำหนดและรายจ่ายใหม่ไม่ติดลบ ให้เจ้าของกิจการยืนยันกติกานี้ก่อนประกาศใช้ See these signals in your own data The 14-Day Sprint takes one real problem of yours from signal to solved.
Start a 14-Day Sprint 
