ทำไมยอดขายรวมไม่ใช่เหตุผลว่ามีเงินพอ ลองนึกถึงนักบินก่อนขึ้นบินดูครับ เขาไม่ได้ดูว่าเที่ยวบินขายตั๋วได้กี่ที่ แต่เช็กน้ำมันที่มีอยู่จริงในถังกับระยะทางที่ต้องบิน การอนุมัติรายจ่ายตอนเงินตึงก็ต้องคิดแบบนั้น ยอดขายถูกบันทึกเมื่อเกิดการขายหรือออกบิล แต่เงินเข้าเมื่อลูกค้าจ่ายตามเครดิต1
วิธีที่บทความนี้เสนอ และผมว่าตรงที่สุด คือดูตัวเลขสามตัวแทนยอดขาย
เงินสดที่ใช้ได้ทันที คือเงินในบัญชีและในมือที่จ่ายได้ทันทีวันนี้
เงินรับที่มีวันจ่ายยืนยัน คือเงินที่ลูกค้ายืนยันวันจ่ายแล้วหรือมีหลักฐาน และจะเข้าก่อนวันที่ต้องใช้
รายจ่ายที่ถึงกำหนด คือรายจ่ายที่ต้องจ่ายภายในช่วงที่ตรวจ เช่น ค่าสินค้า เงินเดือน ค่าเช่า
เอาเงินสดที่ใช้ได้ทันทีบวกเงินรับที่มีวันจ่ายยืนยัน แล้วหักรายจ่ายที่ถึงกำหนดในช่วงเดียวกัน ถ้าผลติดลบในวันใดวันหนึ่ง แปลว่าเงินไม่พอในวันนั้น แม้ยอดขายรวมจะสูงก็ตาม
ตอบให้ได้ก่อนเซ็น: เงินที่มี รายจ่ายที่รอ วันรับ และการเลื่อน ที่ผมชอบคือวิธีนี้ทำงานเหมือนเช็กลิสต์ก่อนขึ้นบิน ก่อนเซ็นรายจ่ายใหม่ ให้ผู้ขออนุมัติตอบ 4 ข้อนี้มาพร้อมคำขอ ถ้าข้อใดตอบไม่ได้ ยังไม่ต้องเซ็น ให้ทำตามช่องสุดท้าย คำตอบในตารางมาจากกรณีสมมติในหัวข้อถัดไป
คำถาม ข้อมูลที่ใช้ตอบ คำตอบในกรณีนี้ ถ้าตอบไม่ได้ทำอย่างไร เงินสดที่ใช้ได้ทันทีมีพอถึงวันจ่ายเท่าไร ยอดเงินในบัญชีและในมือวันนี้ 20,000 บาท ไม่ใช่ยอดขาย 100,000 บาท ขอยอดในบัญชีจากผู้ดูแลการเงินก่อน รายจ่ายรวมหลังอนุมัติเกินเงินสดที่ใช้ได้ทันทีเท่าไร รายจ่ายใหม่ รวมกับรายจ่ายเดิมที่ถึงกำหนดก่อนรับเงิน 25,000 บาท เกินไป 5,000 บาท ขอรายการรายจ่ายที่ถึงกำหนดจากผู้ดูแลการเงินก่อน เงินรับก้อนถัดไปมีวันจ่ายยืนยันแล้วหรือยัง คำยืนยันวันจ่ายจากลูกค้า หรือหลักฐานการจ่าย ยังไม่ยืนยัน ยังไม่นับเงินก้อนนั้น และส่งเรื่องให้ผู้มีอำนาจตัดสิน รายจ่ายนี้เลื่อนได้หรือไม่ คำตอบจากผู้ขาย และค่าเพิ่มถ้าเลื่อน ยังต้องถามผู้ขาย ถามผู้ขายก่อนเซ็น ถ้ายังไม่ได้คำตอบ ส่งเรื่องให้ผู้มีอำนาจตัดสิน
ตัวอย่างสมมติ: รายจ่ายใหม่ 15,000 บาทที่ทำให้ขาด 5,000 บาท ตัวอย่างสมมติ
สมมติว่าเอเจนซีจัดงานอีเวนต์แห่งหนึ่งมียอดขาย 100,000 บาทที่ยังไม่ถึงวันรับเงิน และมีเงินสดที่ใช้ได้ทันที 20,000 บาท
วันนี้มีรายจ่ายใหม่ 15,000 บาทมาขออนุมัติ ขณะที่มีรายจ่ายเดิมที่ถึงกำหนดก่อนรับเงินอีก 10,000 บาท
รายจ่ายรวมหลังอนุมัติ 15,000 + 10,000 = 25,000 บาท
เงินที่ขาด 25,000 − 20,000 = 5,000 บาท
ข้อ 1 ตอบได้ว่าเงินสดที่ใช้ได้ทันทีคือ 20,000 บาท ไม่ใช่ 100,000 บาท ข้อ 2 ตอบได้ว่ารายจ่ายรวมเกินไป 5,000 บาท ข้อ 3 เงินรับก้อนถัดไปยังไม่มีวันจ่ายยืนยัน และข้อ 4 ยังต้องถามผู้ขาย
จากข้อมูลที่มีจึงยังอนุมัติไม่ได้ ต้องได้คำตอบข้อ 3 หรือข้อ 4 ก่อน เหมือนเครื่องที่ยังเช็กไม่ครบ ก็ยังไม่ควรขึ้นบินครับ
ตอบไม่ได้แล้วส่งให้ใคร ในมุมผม ขั้นนี้สำคัญที่สุด ส่งให้ผู้มีอำนาจตัดสินเรื่องเงินตามที่กิจการกำหนดไว้ ผู้ขออนุมัติหรือหัวหน้าที่ตอบไม่ครบ ไม่ควรเซ็นเองโดยหวังว่าเงินจะเข้าทัน
ตอนส่งเรื่อง ให้แนบคำตอบของข้อที่ตอบได้ ยอดที่จะขาด วันที่ต้องจ่าย และบอกว่าข้อไหนยังตอบไม่ได้เพราะอะไร เช่น ลูกค้ายังไม่ยืนยันวันจ่าย หรือผู้ขายยังไม่ตอบเรื่องเลื่อน
ผู้มีอำนาจจะได้เห็นภาพเดียวกัน และตัดสินได้ว่าจะรอคำยืนยันก่อน อนุมัติพร้อมเงื่อนไข หรือยังไม่อนุมัติ โดยไม่ต้องย้อนถามข้อมูลใหม่ แล้วรายจ่ายก้อนถัดไปที่กำลังจะมาถึงโต๊ะคุณ ตอบ 4 ข้อนี้ได้ครบหรือยัง?
ลองทำได้ทันที ก่อนเซ็นรายจ่ายใหม่ครั้งถัดไป ให้ผู้ขออนุมัติตอบ 4 ข้อนี้แนบมาในคำขอ ถ้าเงินรับก้อนถัดไปยังไม่มีวันจ่ายยืนยัน อย่านับเงินก้อนนั้นเป็นเงินที่มี ถามผู้ขายก่อนว่ารายจ่ายนี้เลื่อนได้หรือไม่ โดยไม่มีค่าเพิ่ม See these signals in your own data The 14-Day Sprint takes one real problem of yours from signal to solved.
Start a 14-Day Sprint 
