เงินของออเดอร์หนึ่งผ่านจุดไหนบ้างก่อนเข้าบัญชี
ลองนึกถึงตอนเอารถเข้าศูนย์ซ่อมดูครับ รถต้องผ่านรับรถ ตรวจ รออะไหล่ ซ่อม แล้วค่อยล้างก่อนส่งคืน เงินของออเดอร์ก็เดินแบบเดียวกัน ออเดอร์หนึ่งรายการต้องผ่าน 5 จุดตามลำดับก่อนเงินจะเข้าบัญชี คือ ยืนยันขาย ส่งมอบ เอกสารถึงการเงิน ออกและวางบิล แล้วจึงครบกำหนดและรับเงิน แต่ละจุดมักมีคนทำคนละฝ่าย และหลักฐานก็อยู่คนละที่
ที่ผมว่าสำคัญคือ จุดถัดไปเกิดไม่ได้ถ้าจุดก่อนหน้ายังไม่เกิด เช่น การเงินออกบิลไม่ได้ถ้ายังไม่ได้รับเอกสารส่งมอบ ลูกค้าก็ยังไม่มีบิลให้จ่าย การโทรทวงลูกค้าในตอนนั้นจึงไม่ทำให้เงินเข้าเร็วขึ้น ก็เหมือนโทรเร่งช่างให้ซ่อมเร็วๆ ทั้งที่อะไหล่ยังมาไม่ถึงศูนย์
ส่วนเวลาที่รอหลังวางบิล อาจเป็นเครดิตตามข้อตกลงกับลูกค้า ไม่ได้แปลว่าผิดปกติเสมอไป1 จะนับว่าลูกค้าค้างจ่ายก็ต่อเมื่อเลยวันครบกำหนดแล้วครับ
เช็กลิสต์ 5 จุด พร้อมหลักฐานที่ต้องเห็น
วิธีที่ผมแนะนำคือไล่ออเดอร์ทีละจุดจากบนลงล่าง ใส่ผลว่าผ่าน ไม่ผ่าน หรือยังไม่ทราบ แล้วหยุดที่จุดแรกที่ไม่มีหลักฐาน จุดนั้นแหละคือจุดที่เงินค้าง ไม่ต้องไล่จุดที่อยู่ถัดลงไป เพราะยังเกิดไม่ได้
| จุดตรวจ | หลักฐานที่ต้องเห็น | ผล (ผ่าน / ไม่ผ่าน / ยังไม่ทราบ) | ทำอะไรต่อ | ผู้รับเรื่อง |
|---|
| ยืนยันขาย | ออเดอร์หรือใบสั่งซื้อที่ลูกค้ายืนยัน พร้อมเครดิตเทอมที่ตกลง | | ถ้าไม่มี ถามฝ่ายขายว่าลูกค้าตกลงซื้อและตกลงเงื่อนไขอะไรไว้ | ฝ่ายขาย |
| ส่งมอบ | ใบรับมอบหรือหลักฐานว่าลูกค้ารับของหรือรับงานแล้ว | | ถ้าไม่มี ถามผู้ส่งมอบว่าส่งแล้วหรือยัง และเอกสารอยู่กับใคร | ผู้ส่งมอบหรือทีมหน้างาน |
| เอกสารถึงการเงิน | บันทึกว่าการเงินรับเอกสารชุดนี้แล้ว พร้อมวันที่รับ | | ถ้าไม่มี ถามผู้ถือเอกสารหลังส่งมอบ และถามการเงินว่าได้รับหรือยัง | ผู้ถือเอกสารก่อนถึงการเงิน |
| ออกและวางบิล | เลขบิล และหลักฐานว่าลูกค้ารับบิลแล้ว | | ถ้าไม่พบเลขบิล ถามการเงิน และถามลูกค้าว่าได้รับบิลแล้วหรือยัง แทนการทวงเงิน | การเงิน |
| ครบกำหนดและรับเงิน | วันครบกำหนดตามเครดิตเทอม และรายการเงินเข้าในบัญชีธนาคาร | | ถ้าเลยวันครบกำหนดแล้วยังไม่มีเงินเข้า จึงติดต่อลูกค้า | ผู้ดูแลเงินรับ |
ตัวอย่างสมมติ: ออเดอร์ 68,500 บาทที่ยังไม่มีเลขบิล
ตัวอย่างสมมติสมมติว่าธุรกิจบริการแห่งหนึ่งที่มีทีมส่วนกลางดูแลเอกสารและการเงิน มีออเดอร์ 68,500 บาทที่ยังไม่ได้เงิน ออเดอร์นี้ยืนยันขายและส่งมอบแล้ว มีใบรับมอบ แต่การเงินยังไม่มีบันทึกรับเอกสาร ไม่มีเลขบิล และไม่มีรายการรับเงิน
ยืนยันขาย: ผ่าน
ส่งมอบ: ผ่าน มีใบรับมอบ
เอกสารถึงการเงิน: ยังไม่ทราบ เพราะไม่มีบันทึกรับเอกสาร
ออกและวางบิล: ยังไม่พบเลขบิล
ครบกำหนดและรับเงิน: ตอบไม่ได้จนกว่าจะยืนยันการวางบิล
จุดแรกที่ไม่มีหลักฐานคือเอกสารถึงการเงิน เงินของออเดอร์นี้จึงค้างอยู่ช่วงส่งเอกสารถึงการเงิน ยังไม่ควรโทรทวงลูกค้า เพราะลูกค้าอาจยังไม่ได้รับบิลด้วยซ้ำ เหมือนรถที่ยังรออะไหล่ ต่อให้โทรถามศูนย์กี่รอบ รถก็ยังไม่เสร็จ
ผล 'ยังไม่ทราบ' ต้องส่งต่อให้ใคร
สองผลนี้ดูคล้ายกันแต่ไม่เหมือนกันเลย ผล “ไม่ผ่าน” แปลว่ารู้แน่ว่าจุดนั้นยังไม่เกิด ส่วนผล “ยังไม่ทราบ” แปลว่าหาหลักฐานไม่เจอ อาจเกิดแล้วแต่ไม่มีใครบันทึก หรืออาจยังไม่เกิดเลย ในมุมผม คนที่ไล่เช็กลิสต์จึงไม่ควรสรุปเอง
ผมแนะนำให้ส่งจุดที่ยังไม่ทราบไปที่ผู้รับเรื่องของจุดนั้นตามตาราง และถามผู้ถือรายการของจุดก่อนหน้าด้วย ในตัวอย่างสมมติ คือถามผู้ส่งมอบว่าเอกสารของออเดอร์ 68,500 บาทอยู่กับใคร และถามการเงินว่าได้รับแล้วหรือยัง
ตอนส่งเรื่อง อย่าลืมแนบเลขออเดอร์ หลักฐานของจุดที่ผ่านแล้ว และบอกชัดว่าหาอะไรไม่เจอ พอได้คำตอบว่าเอกสารอยู่ที่ไหน ค่อยเดินต่อไปจุดถัดไปของเช็กลิสต์ และติดต่อลูกค้าเมื่อไล่ถึงจุดครบกำหนดและรับเงินแล้ว แล้วออเดอร์ที่ค้างอยู่ในมือคุณตอนนี้ ติดอยู่จุดไหนครับ? ลองหยิบมาไล่สักหนึ่งรายการดู
ลองทำได้ทันที
- เลือกออเดอร์ที่ส่งของแล้วแต่ยังไม่ได้เงิน ยอดสูงที่สุด 1 รายการ แล้วหาหลักฐานของทั้ง 5 จุดตามลำดับ
- หยุดที่จุดแรกที่ไม่มีหลักฐาน แล้วถามผู้รับผิดชอบจุดนั้นก่อนโทรหาลูกค้า
- ถ้าหาเลขบิลไม่พบ ให้ถามลูกค้าว่าได้รับบิลแล้วหรือยัง แทนการทวงเงิน
อยากเห็นสัญญาณแบบนี้จากข้อมูลของคุณเอง
14 วัน ทีม CUBE ช่วยอ่านข้อมูลจริงของคุณ และสรุปว่าควรแก้ที่จุดไหนก่อน
