ทำไมยอดขายโตแล้วเงินสดยังไม่พอจ่ายได้
ลองนึกถึงเดือนที่บริษัทแจ้งว่าเงินเดือนเราขึ้นแล้วดูครับ ตัวเลขใหม่เป็นของจริง แต่เงินก้อนนั้นจะเข้าบัญชีสิ้นเดือน ขณะที่ค่าบัตรเครดิตกับค่าเช่าครบกำหนดก่อนหน้านั้น ธุรกิจก็เจอเรื่องเดียวกัน ยอดขายถูกบันทึกทันทีที่ขายหรือออกบิล แต่เงินจะเข้าบัญชีเมื่อลูกค้าจ่ายตามเครดิตเทอมที่ตกลงกัน1 ถ้าลูกค้าส่วนใหญ่ได้เครดิต 30 วัน ยอดขายของเดือนนี้ก็ยังไม่ใช่เงินที่ใช้จ่ายได้ในเดือนนี้
ปัญหาคือรายจ่ายของธุรกิจไม่ได้รอให้ลูกค้าจ่ายก่อนเลย ค่าสินค้า เงินเดือน และค่าเช่าต่างก็มีวันครบกำหนดของตัวเอง ที่ผมว่าหลายคนมองข้ามคือ พอยอดขายโตเร็ว ธุรกิจมักต้องซื้อของเพิ่มและจ่ายเงินออกไปก่อน ส่วนเงินจากยอดขายที่เพิ่มขึ้นก็ยังมาไม่ถึง
ภาวะที่เงินทุนหมุนเวียน (Working Capital) ไม่พอรองรับธุรกิจที่โตขึ้น มีชื่อเรียกว่า ยอดขายโตเร็วกว่ากำลังเงินทุน (Overtrading) สัญญาณที่พบบ่อยคือเงินขาดมือต่อเนื่องทั้งที่ยอดขายเพิ่ม ต้องพึ่งเงินกู้ระยะสั้นมากขึ้น หรือต้องเลื่อนจ่ายผู้ขาย12 ในมุมผม ข้อสุดท้ายนี่แหละที่ต้องระวังที่สุด เพราะกระทบความเชื่อใจของผู้ขายที่ธุรกิจยังต้องพึ่งพาต่อไป
สัญญาณแรกคือเงินที่จะมีน้อยกว่ารายจ่ายในสองสัปดาห์ข้างหน้า
หลายคนรอดูว่ายอดขายลดลงเมื่อไรถึงจะเริ่มกังวล ซึ่งก็เข้าใจได้นะครับ แต่ผมแนะนำให้ดูอีกจุดหนึ่งแทน คือเงินที่จะมีเทียบกับรายจ่ายในช่วงสองสัปดาห์ข้างหน้า ตัวเลขที่ต้องใช้มีแค่สามตัว
เงินสดที่ใช้ได้ทันที คือเงินในบัญชีและในมือที่จ่ายได้ทันทีวันนี้ เหมือนยอดที่เห็นในแอปธนาคารตอนนี้
เงินรับที่มีวันจ่ายยืนยัน คือเงินที่ลูกค้ายืนยันวันจ่ายแล้วหรือมีหลักฐาน และจะเข้าก่อนวันที่ต้องใช้ เหมือนเพื่อนที่บอกวันชัดเจนว่าจะโอนเงินคืน
รายจ่ายที่ถึงกำหนด คือรายจ่ายที่ต้องจ่ายภายในช่วงที่ตรวจ เช่น ค่าสินค้า เงินเดือน ค่าเช่า ซึ่งก็คือค่าบัตรเครดิตของฝั่งธุรกิจ
สองตัวแรกรวมกันคือเงินที่จะมี ถ้าวันไหนเงินที่จะมีน้อยกว่ารายจ่ายที่ถึงกำหนด ส่วนที่ขาดก็คือเงินสดที่ยังขาด และเป็นสัญญาณให้ตรวจต่อทันที จุดที่ผมชอบในวิธีนี้คือมันเข้มกับตัวเอง ยอดขายที่ลูกค้ายังไม่ยืนยันวันจ่ายจะยังไม่นับ แม้จะออกบิลไปแล้วก็ตาม
เครื่องมือก็ไม่ต้องซับซ้อน ใช้ตารางด้านล่างเรียงทีละวันที่มีรายจ่าย แล้วยกยอดคงเหลือไปวันถัดไป
| วันที่ | เงินสดที่ใช้ได้ทันทียกมา | เงินรับที่มีวันจ่ายยืนยัน | รายจ่ายที่ถึงกำหนด | คงเหลือหลังจ่าย | หลักฐานของตัวเลข |
|---|
| วิธีกรอก | วันแรกใช้ยอดในบัญชีและในมือ วันถัดไปใช้คงเหลือของวันก่อน | เฉพาะเงินที่ลูกค้ายืนยันวันจ่ายแล้ว | ทุกรายการที่ครบกำหนดในวันนั้น | ยกมา + เงินรับ − รายจ่าย | รายการเดินบัญชี คำยืนยันจากลูกค้า ใบแจ้งหนี้ |
| วันที่ … | | | | | |
| วันที่ … | | | | | |
ตัวอย่างสมมติ: ยอดขายโต 50% แต่วันศุกร์ขาดเงิน 25,000 บาท
ตัวอย่างสมมติสมมติว่าร้านขายส่งอุปกรณ์ร้านอาหารแห่งหนึ่ง มียอดขายเดือนก่อน 320,000 บาท เดือนนี้ 480,000 บาท ลูกค้าส่วนใหญ่ได้เครดิต 30 วัน
วันศุกร์นี้มีรายจ่ายที่ถึงกำหนด 135,000 บาท แยกเป็นค่าสินค้า 90,000 บาท และเงินเดือน 45,000 บาท ร้านมีเงินสดที่ใช้ได้ทันที 70,000 บาท มีเงินรับที่มีวันจ่ายยืนยันก่อนวันศุกร์ 40,000 บาท และไม่มีวงเงินเบิกเกินบัญชี
ยอดขายเพิ่ม 480,000 − 320,000 = 160,000 บาท หรือ 50%
เงินที่จะมี 70,000 + 40,000 = 110,000 บาท
เงินที่จะมีหักรายจ่าย 110,000 − 135,000 = −25,000 บาท ในวันศุกร์
ยอดขายเดือนนี้ส่วนใหญ่ยังอยู่ในเครดิต 30 วัน จึงยังไม่นับเป็นเงินที่จะมี ยอดขายที่โตขึ้นจึงไม่ได้ช่วยวันศุกร์นี้เลย ก็เหมือนเงินเดือนที่ขึ้นแล้วแต่ยังไม่เข้าบัญชี ในวันที่ค่าบัตรเครดิตครบกำหนดพอดี
เมื่อไรที่ตัวเลขนี้ยังสรุปไม่ได้
ผมต้องยอมรับตรงๆ ว่าตัวเลขติดลบบอกได้แค่ว่าเงินจะไม่พอในวันไหน แต่ยังไม่บอกว่าเงินไปค้างอยู่ตรงไหน ในตัวอย่างร้านขายส่งอุปกรณ์ร้านอาหาร ต้นเหตุอาจเป็นเครดิตที่ให้ลูกค้ายาวเกินไป บิลที่ออกช้า หรือการซื้อของเพิ่มเพื่อรองรับยอดขาย ซึ่งแต่ละแบบแก้ต่างกันเลยครับ
อีกกรณีที่ผมอยากให้ระวังคือเงินรับที่ลูกค้ายังไม่ยืนยันวันจ่าย ถ้าใส่ยอดเหล่านี้ลงไปเพราะคิดว่าน่าจะได้ ตารางจะดูดีเกินจริงและสัญญาณจะมาช้า ให้แยกยอดเหล่านี้ไว้ต่างหากจนกว่าจะมีคำยืนยัน เหมือนเราไม่นับเงินที่เพื่อนบอกแค่ว่าเดี๋ยวโอนให้ จนกว่าเขาจะบอกวันที่ชัด
เจอสัญญาณแล้วควรทำอะไรต่อ
สิ่งแรกที่ผมแนะนำคือทำตารางนี้ให้เป็นประจำ ทำครั้งเดียวแล้วเลิกจะไม่ช่วยอะไร ภาวะยอดขายโตเร็วกว่ากำลังเงินทุนมักเกิดเมื่อธุรกิจขยายเร็ว โดยเฉพาะเมื่อให้เครดิตลูกค้านานกว่าเครดิตที่ได้จากผู้ขาย และป้องกันได้ด้วยการปรับประมาณการเงินสด (Cash Flow Forecast) อย่างสม่ำเสมอ2
พอเห็นวันที่ติดลบแล้ว ขั้นถัดไปคือหาว่าเงินค้างอยู่ช่วงไหนระหว่างขายกับรับเงิน ก่อนตัดสินใจว่าจะเร่งตามเงิน ขอเลื่อนจ่าย หรือชะลอการซื้อ แล้วธุรกิจของคุณล่ะ วันนี้รู้หรือยังว่าสองสัปดาห์ข้างหน้ามีวันไหนที่เงินจะไม่พอ? ลองเปิดตารางนี้ดูสักครั้งครับ
ลองทำได้ทันที
- จดเงินสดที่ใช้ได้ทันทีวันนี้ และรายจ่ายที่ถึงกำหนดในสองสัปดาห์ข้างหน้า แยกตามวันที่
- นับเฉพาะเงินรับที่ลูกค้ายืนยันวันจ่ายแล้ว ยอดที่ยังไม่มีวันยืนยันให้แยกไว้
- หาวันแรกที่เงินรวมน้อยกว่ารายจ่าย แล้วเริ่มแก้ก่อนถึงวันนั้น
คำถามที่พบบ่อย
ยอดขายโตแต่เงินไม่พอจ่าย แปลว่าธุรกิจขาดทุนหรือเปล่า
ไม่จำเป็น ธุรกิจที่มีกำไรก็อาจต้องหยุดกิจการได้ ถ้าจ่ายรายจ่ายระยะสั้นไม่ทันเมื่อถึงกำหนด เพราะกำไรคิดจากยอดขาย แต่รายจ่ายต้องจ่ายด้วยเงินที่รับมาแล้ว[^S1]
อยากเห็นสัญญาณแบบนี้จากข้อมูลของคุณเอง
14 วัน ทีม CUBE ช่วยอ่านข้อมูลจริงของคุณ และสรุปว่าควรแก้ที่จุดไหนก่อน
