รายงานยอดขายตอบคำถามอะไร และไม่ตอบอะไร
ลองนึกถึงคนจัดคอนเสิร์ตที่ตั๋วขายหมดภายในวันเดียวดูครับ หลายแพลตฟอร์มขายตั๋วจะโอนเงินให้หลังจบงาน ขณะที่ค่ามัดจำสถานที่ต้องจ่ายตอนนี้ รายงานยอดขายก็คล้ายกัน ตอบได้ดีว่าขายได้เท่าไร ขายให้ใคร และขายวันไหน เพราะยอดขายถูกบันทึกเมื่อเกิดการขายหรือออกบิล แต่เงินจะเข้าเมื่อลูกค้าจ่ายตามเครดิตที่ตกลงกัน1 รายงานที่เรียงตามวันขายจึงตอบไม่ได้ว่าเงินของออเดอร์ไหนจะเข้าวันไหน และตอนนี้เข้ามาแล้วหรือยัง
ในมุมผม สองคำถามหลังนี้แหละที่สำคัญที่สุด เพราะเป็นคำถามที่ต้องใช้ตอนจะจ่ายเงินจริง สิ่งที่ต้องรู้คือ เงินสดที่ใช้ได้ทันที ซึ่งหมายถึงเงินในบัญชีและในมือที่จ่ายได้ทันทีวันนี้ พอกับ รายจ่ายที่ถึงกำหนด หรือไม่ รายจ่ายที่ถึงกำหนดคือรายจ่ายที่ต้องจ่ายภายในช่วงที่ตรวจ เช่น ค่าสินค้า เงินเดือน ค่าเช่า
ที่ผมว่าหลายคนคาดไม่ถึงคือ ธุรกิจที่มีกำไรก็อาจต้องหยุดกิจการได้ ถ้าจ่ายรายจ่ายระยะสั้นไม่ทันเมื่อถึงกำหนด1 ยอดขายที่สูงในรายงานจึงไม่ได้บอกเลยว่าสัปดาห์นี้จ่ายไหว
แม้จะดูตัวเลขอื่นเพิ่ม เช่น ตัวชี้วัดเงินทุนหมุนเวียน (Working Capital) ก็ต้องอ่านแนวโน้มของกิจการเองเทียบหลายช่วง และเทียบกับค่าเฉลี่ยอุตสาหกรรมด้วยความระวัง1 พูดตรงๆ คือรายงานยอดขายรายวันเหมาะกับการดูทิศทางการขาย แต่ไม่ได้ทำมาเพื่อตอบว่าเงินจะพอจ่ายวันไหนครับ
ข้อมูลที่ขาดคือวันครบกำหนดรับเงินและสถานะรับจริง
ถ้าจะให้รายงานช่วยตอบเรื่องเงิน ผมว่าเพิ่มแค่สองช่องต่อออเดอร์ก็พอ ช่องแรกคือ วันครบกำหนดรับเงิน ซึ่งหลายกิจการนับจากวันวางบิลบวกเครดิตเทอมที่ตกลงกับลูกค้า ช่องที่สองคือ สถานะรับเงินจริง ว่าเงินเข้าบัญชีแล้วหรือยัง ดูจากรายการเดินบัญชี ไม่ใช่จากสถานะขายสำเร็จ เหมือนคนจัดคอนเสิร์ตที่ต้องรู้ทั้งวันที่แพลตฟอร์มจะโอน และเช็คว่าเงินโอนมาถึงบัญชีแล้วจริง
พอไม่มีสองช่องนี้ วันที่ทีมเห็นปัญหาก็จะห่างจากวันที่ปัญหาเกิดจริง ลองใช้ตารางเส้นเวลาด้านล่างไล่ดูทีละเหตุการณ์ว่าเกิดวันไหน ถูกบันทึกวันไหน และทีมเห็นวันไหน
| เหตุการณ์ | วันที่เกิด | วันที่บันทึก | วันที่ทีมเห็น | ช่วงที่ล่าช้า |
|---|
| วิธีกรอก | วันที่เหตุการณ์เกิดขึ้นจริง | วันที่มีคนลงข้อมูลในรายงานหรือระบบ | วันที่มีคนในทีมรู้และหยิบขึ้นมาคุย | วันที่ทีมเห็น ลบด้วยวันที่เกิด |
| ขายหรือออกบิล | | | | |
| ถึงวันครบกำหนดรับเงิน | | | | |
| เงินเข้าบัญชี หรือยังไม่เข้า | | | | |
| ถึงวันที่ต้องจ่ายรายจ่าย | | | | |
ถ้าแถว “ถึงวันครบกำหนดรับเงิน” มีช่วงที่ล่าช้ายาว แปลว่าทีมรู้ว่าเงินยังไม่เข้าก็ต่อเมื่อถึงวันที่ต้องจ่ายแล้ว ซึ่งในมุมผมคือวันที่แก้ได้น้อยที่สุด
ตัวอย่างสมมติ: รายงานขึ้น 150,000 บาท แต่จ่าย 80,000 บาทสัปดาห์นี้ไม่ไหว
ตัวอย่างสมมติสมมติว่าผู้จำหน่ายอะไหล่รายหนึ่งเปิดรายงานแล้วเห็นออเดอร์ 150,000 บาท สถานะขายสำเร็จ ในจำนวนนี้รับเงินแล้ว 50,000 บาท อีก 100,000 บาทครบกำหนดเดือนหน้า
สัปดาห์นี้มีรายจ่ายที่ถึงกำหนด 80,000 บาท และไม่มีเงินต้นงวดหรือเงินเข้าอื่น
ยอดที่ยังไม่ได้รับ 150,000 − 50,000 = 100,000 บาท ครบกำหนดเดือนหน้า
เงินที่รับแล้วหักรายจ่ายสัปดาห์นี้ 50,000 − 80,000 = −30,000 บาท
มุมของรายงานเห็นยอด 150,000 บาทพร้อมสถานะขายสำเร็จ แต่ตอบไม่ได้ว่าจ่าย 80,000 บาทสัปดาห์นี้ไหวไหม ส่วนมุมของเงินรับเห็นทันทีว่าขาด 30,000 บาท ก็เหมือนตั๋วคอนเสิร์ตที่ขายหมดแล้ว แต่เงินยังไม่ถึงมือในวันที่ต้องจ่ายค่ามัดจำ
รายงานไม่ได้ผิด แต่ข้อมูลในรายงานไม่พอสำหรับคำถามเรื่องเงินสดที่ใช้ได้ทันที สิ่งที่ขาดคือวันรับเงินของแต่ละออเดอร์ ไม่ใช่รายงานที่ถี่ขึ้น
ทำไมเปิดรายงานถี่ขึ้นแล้วยังเห็นช้าเท่าเดิม
หลายทีมแก้ด้วยการเปิดรายงานทุกชั่วโมงแทนทุกวัน ซึ่งก็ทำให้เห็นยอดขายเร็วขึ้นจริง แต่ยอดขายไม่ใช่ข้อมูลที่ขาด ถ้าในรายงานไม่มีวันครบกำหนดรับเงิน ต่อให้เปิดดูกี่ครั้ง ก็ยังไม่เห็นว่าเงินก้อนไหนจะเข้าไม่ทันวันจ่าย
ในตัวอย่างสมมติของผู้จำหน่ายอะไหล่ ถ้าเปิดรายงานทุกเช้า ก็จะเห็นออเดอร์ 150,000 บาทสถานะขายสำเร็จเหมือนเดิมทุกเช้า วันที่ทีมเห็นปัญหาจึงยังเป็นวันที่ต้องจ่าย 80,000 บาทแล้วเงินไม่พอ เหมือนคนจัดคอนเสิร์ตที่กดดูยอดตั๋วขายหมดซ้ำไปเรื่อยๆ ก็ไม่ได้ทำให้เงินมาถึงเร็วขึ้น
สิ่งที่ผมแนะนำคือเติมวันครบกำหนดรับเงินและสถานะรับเงินจริงลงในรายงานที่ใช้อยู่ เมื่อมีสองช่องนี้ ทีมจะเห็นตั้งแต่วันที่รู้ว่าเงินจะเข้าหลังวันจ่าย ไม่ต้องรอให้ถึงวันจ่ายก่อน ช่วงที่ล่าช้าในตารางเส้นเวลาจึงสั้นลง แล้วรายงานที่ทีมคุณเปิดทุกเช้า วันนี้มีสองช่องนี้หรือยัง? ลองเปิดดูสักครั้งครับ
ลองทำได้ทันที
- เปิดรายงานยอดขายที่ใช้อยู่ ดูว่ามีคอลัมน์วันครบกำหนดรับเงินและสถานะรับเงินจริงหรือไม่
- เลือกออเดอร์ใหญ่ 5 รายการของเดือนนี้ แล้วเติมวันครบกำหนดรับเงินด้วยมือก่อน
- เทียบวันรับเงินเหล่านั้นกับวันที่ต้องจ่ายเงินก้อนใหญ่ในสัปดาห์เดียวกัน
อยากเห็นสัญญาณแบบนี้จากข้อมูลของคุณเอง
14 วัน ทีม CUBE ช่วยอ่านข้อมูลจริงของคุณ และสรุปว่าควรแก้ที่จุดไหนก่อน
