ตารางนี้ตอบคำถามอะไร
ลองนึกถึงตอนไปเที่ยวกับเพื่อนแล้วเราต้องสำรองจ่ายค่าที่พักก่อนดูครับ เพื่อนโอนคืนทีหลัง คำถามจริงคือเราต้องมีเงินติดตัวเท่าไรถึงจะไม่ติดขัดกลางทริป ตารางนี้ก็ตอบคำถามเดียวแบบนั้น คือระหว่างรอลูกค้าจ่ายหรือรอเงินเบิกเข้า ร้านต้องมีเงินเตรียมไว้อย่างน้อยเท่าไร จึงจะจ่ายค่ายาได้ครบทุกวันโดยเงินไม่ติดลบ
เงินที่ต้องเตรียมเกิดจากช่วงเวลาระหว่างวันที่จ่ายเงินให้ผู้ขาย กับวันที่รับเงินจากการขาย ช่วงนี้เรียกว่า วงจรเงินสด (Cash Conversion Cycle) คือจำนวนวันระหว่างจ่ายผู้ขายกับรับเงินจากการขาย1
วงจรเงินสดบอกเป็นจำนวนวันเฉลี่ยของทั้งกิจการ แต่ตารางนี้ไล่เงินออกและเงินเข้าของออเดอร์จริงทีละวัน จึงได้คำตอบเป็นจำนวนเงินที่ต้องเตรียม ที่ผมชอบคือมันตอบตรงคำถามเลย แต่ต้องรู้ข้อจำกัดด้วยว่าตารางนี้ไม่ได้บอกกำไร และไม่ได้บอกว่าควรสั่งยาเพิ่มหรือลด
วิธีกรอกทีละคอลัมน์
วันที่ ใส่วันที่เงินออกหรือเงินเข้าจริง ไม่ใช่วันขายหรือวันออกบิล
รายการ บอกว่าเงินก้อนนั้นคืออะไร เช่น จ่ายค่ายา รับเงินงวดแรก รับเงินส่วนที่เหลือ
เงินออก จำนวนเงินที่จ่ายในวันนั้น
เงินเข้า จำนวนเงินที่รับในวันนั้น
ยอดสะสม เริ่มจากศูนย์ แล้วแต่ละวันเอายอดสะสมของวันก่อน บวกเงินเข้า ลบเงินออก
ที่มาของตัวเลข บอกว่าตัวเลขมาจากเอกสารอะไร เช่น ใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่าย รายการเดินบัญชี หรือคำยืนยันวันจ่ายจากลูกค้า
| วันที่ | รายการ | เงินออก | เงินเข้า | ยอดสะสม | ที่มาของตัวเลข |
|---|
| วิธีกรอก | จ่ายค่ายา หรือรับเงินงวดไหน | ยอดที่จ่ายวันนั้น | ยอดที่รับวันนั้น | ยอดสะสมวันก่อน บวกเงินเข้า ลบเงินออก | ใบแจ้งหนี้ รายการเดินบัญชี คำยืนยันจากลูกค้า |
| วันที่ … | | | | | |
| วันที่ … | | | | | |
| วันที่ … | | | | | |
พอกรอกครบแล้ว ให้วงยอดสะสมที่ติดลบมากที่สุด ตัวเลขนั้นแหละคือเงินที่ร้านต้องเตรียมไว้ เหมือนเงินที่เราต้องถือไว้ในวันที่สำรองจ่ายไปมากที่สุดระหว่างทริป
ตัวอย่างสมมติ: ยาชุด 60,000 บาทที่ได้เงินคืนสองงวด
ตัวอย่างสมมติสมมติว่าร้านยาสาขาหนึ่งในศูนย์การค้า จ่ายค่ายาชุดหนึ่ง 60,000 บาทในวันที่ 1 แล้วรับเงินงวดแรก 20,000 บาทในวันที่ 5 และรับส่วนที่เหลือ 80,000 บาทในวันที่ 15 เริ่มนับยอดสะสมที่ศูนย์ และไม่มีรายการอื่น
วันที่ 1 จ่ายค่ายา ยอดสะสม 0 − 60,000 = −60,000 บาท
วันที่ 5 รับเงินงวดแรก ยอดสะสม 20,000 − 60,000 = −40,000 บาท
วันที่ 15 รับส่วนที่เหลือ ยอดสะสม 80,000 − 40,000 = 40,000 บาท
ยอดติดลบสูงสุดคือ 60,000 บาทในวันที่ 1 ร้านจึงต้องเตรียมเงิน 60,000 บาท
ถ้าเอายอดติดลบของวันที่ 1 และวันที่ 5 มาบวกกัน 60,000 + 40,000 = 100,000 บาท จะได้ตัวเลขที่สูงเกินจริง ส่วนยอดปลายทาง +40,000 บาท ก็ไม่ใช่กำไรสุทธิ ผมเห็นสองจุดนี้เป็นจุดที่พลาดกันบ่อยที่สุดครับ
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเวลาอ่านตาราง
บวกยอดติดลบของทุกวันเข้าด้วยกัน ยอดติดลบของแต่ละวันเป็นยอดสะสม ซึ่งรวมเงินก้อนเดียวกันต่อเนื่องมาจากวันก่อนอยู่แล้ว การบวกกันจึงนับเงินก้อนเดิมซ้ำ
ใช้ยอดปลายทางเป็นเงินที่ต้องเตรียม ยอดปลายทางบอกว่าเมื่อจบทุกรายการแล้วเงินเหลือหรือขาดเท่าไร ไม่ได้บอกว่าระหว่างทางต้องมีเงินเท่าไร และไม่ใช่กำไรสุทธิ เพราะตารางนี้ไม่ได้รวมค่าใช้จ่ายอื่นของร้าน
ลงวันขายแทนวันที่เงินเข้า ถ้าใส่วันขาย ยอดสะสมจะดูดีเกินจริง และเงินที่ต้องเตรียมจะออกมาน้อยกว่าที่ต้องใช้
ดูทีละออเดอร์แยกกัน เมื่อหลายออเดอร์ซ้อนกันในเดือนเดียว ยอดติดลบสูงสุดของทั้งเดือนอาจมากกว่าของออเดอร์เดียว ให้ลงทุกออเดอร์ในตารางเดียวกัน
ข้อมูลร้านยาที่ควรใส่เพิ่ม
อีกเรื่องที่ผมอยากให้ระวังเฉพาะร้านยา คือยามีวันหมดอายุ2 การซื้อยาล่วงหน้าเพื่อรองรับออเดอร์เครดิตจึงเสี่ยงทั้งเงินจมและยาใกล้หมดอายุ ถ้าออเดอร์เลื่อนหรือลดจำนวน เมื่อเป็นแบบนี้ เงินจะจมอยู่ในยาชุดนั้นนานกว่าที่ลงไว้ในตาราง
ข่าวดีคืองานคุณภาพร้านยาตามมาตรฐานร้านยา (GPP) มีเรื่องการจัดการความเสี่ยงยาหมดอายุ ร้านจึงติดตามล็อตและวันหมดอายุอยู่แล้ว แค่ใส่เลขล็อตและวันหมดอายุของยาชุดที่จ่ายเงินไปในช่องที่มาของตัวเลข ก็จะเห็นว่าเงินก้อนไหนเสี่ยงจม แล้วออเดอร์เครดิตก้อนใหญ่ที่สุดของร้านคุณเดือนนี้ ต้องเตรียมเงินไว้เท่าไร?
ลองทำได้ทันที
- เลือกออเดอร์เครดิตหรือยอดรอเบิก 1 รายการ แล้วลงวันจ่ายค่ายาและวันที่ได้เงินแต่ละงวด
- คิดยอดสะสมทีละวัน แล้ววงยอดที่ติดลบมากที่สุด
- ทำซ้ำกับทุกออเดอร์ในเดือนเดียวกัน เพราะเมื่อหลายออเดอร์ซ้อนกัน ยอดติดลบสูงสุดอาจมากกว่าออเดอร์เดียว
อยากเห็นสัญญาณแบบนี้จากข้อมูลของคุณเอง
14 วัน ทีม CUBE ช่วยอ่านข้อมูลจริงของคุณ และสรุปว่าควรแก้ที่จุดไหนก่อน
