ตั้งขอบเขตก่อนวัด: งานชิ้นไหน ช่วงวันไหน
ลองนึกถึงคนที่ลดน้ำหนักดูครับ ถ้าวันแรกชั่งตอนเช้าที่บ้าน แต่วันหลังไปชั่งตอนเย็นที่ฟิตเนส ตัวเลขที่ได้ก็เทียบกันไม่ได้ งานก็เหมือนกัน ก่อนจดตัวเลขใด ๆ ให้ตั้งขอบเขตก่อนว่าจะวัดงานชิ้นไหน และนับตั้งแต่วันไหนถึงวันไหน ถ้าไม่ตั้งขอบเขต ตัวเลขก่อนแก้กับหลังแก้จะมาจากงานคนละชุด และเทียบกันไม่ได้
วิธีที่บทความนี้เสนอ และผมว่าตรงไปตรงมาที่สุด คือจดเวลาของงานชิ้นเดียวกันทีละขั้น ทั้งเวลารับงาน เวลาที่มีคนลงมือทำ เวลาส่งต่อ และเหตุที่รอ แทนการดูแค่เวลาเริ่มกับเวลาเสร็จ เพราะสองเวลานั้นบอกไม่ได้ว่าเวลาหายไปตรงไหน
เวลาลงมือทำ คือเวลาที่มีคนทำงานชิ้นนั้นอยู่จริง เช่น จัดของ ตรวจ กรอกข้อมูล ส่วน เวลารอ คือเวลาที่งานไม่มีใครทำ เพราะรอคน รอรอบ รอข้อมูล หรือรอคนตัดสินใจ เวลารอของแต่ละขั้นคำนวณได้จากเวลาที่ขั้นถัดไปเริ่มทำ ลบด้วยเวลาที่ขั้นก่อนส่งออก
5 ช่องที่ต้องกรอก และช่องไหนบวกกันได้
ตารางด้านล่างมี 5 ช่องหลักต่องานหนึ่งชิ้น คือ เวลาลงมือทำ เวลารอ เงินที่จ่ายเพิ่ม ยอดเงินที่ได้ช้าลง และสิ่งที่ยังเป็นประมาณการ ทุกช่องต้องเขียนแหล่งที่มากำกับ ที่ผมชอบคือช่องแหล่งที่มานี่แหละ เพราะทำให้ทุกตัวเลขตรวจย้อนได้
| งานที่วัด | ช่วงวันที่ | เวลาลงมือทำ | เวลารอ | เงินที่จ่ายเพิ่ม | ยอดเงินที่ได้ช้าลง | สิ่งที่ยังเป็นประมาณการ | แหล่งที่มา |
|---|
| วิธีกรอก | ช่วงที่ตกลงไว้ก่อนวัด | รวมทุกช่วงที่มีคนทำ เป็นนาที | เวลาที่ไม่มีใครทำ พร้อมเหตุที่รอ | เงินที่จ่ายออกไปเพราะงานล่าช้า | ยอดที่ได้รับช้าลง และช้าไปกี่วัน | สิ่งที่อาจเกิด ยังไม่มีตัวเลขยืนยัน | ใบเสร็จ รายการเดินบัญชี บันทึกเวลา |
| งาน … | | | | | | | |
จุดที่ต้องระวังที่สุดคือ ช่องที่บวกเป็นค่าใช้จ่ายได้มีแค่เงินที่จ่ายเพิ่ม เพราะเป็นเงินที่ออกไปแล้วจริง เวลาลงมือทำและเวลารอเป็นนาที ยอดที่ได้ช้าลงเป็นเงินที่เลื่อนไป ไม่ได้หาย และสิ่งที่เป็นประมาณการยังไม่เกิด ทั้งหมดนี้ให้แสดงแยกไว้ ไม่บวกรวมเป็นตัวเลขเดียว
เวลารวม (Lead Time) คือเวลาตั้งแต่รับงานจนงานเสร็จ รวมทั้งเวลาลงมือทำและเวลารอ ถ้าอยากเห็นภาพรวม ให้คิด สัดส่วนเวลาลงมือทำ (Flow Efficiency) คือเวลาลงมือทำ ÷ เวลารวม × 100 แหล่งที่ใช้ระบุว่าทีมที่ไม่เคยวัดเรื่องนี้มักอยู่ราว 15%12 ตัวเลขนี้เป็นค่าที่แหล่งพบ ไม่ใช่มาตรฐานของทุกธุรกิจ
ตัวอย่างสมมติ: ออเดอร์ที่แพ็ก 20 นาทีแต่รอยืนยันสต็อก 2 วัน
ตัวอย่างสมมติสมมติว่าผู้ค้าส่งบรรจุภัณฑ์อาหารรายหนึ่งวัดออเดอร์ 2 ใบ ออเดอร์ A ลงมือแพ็ก 20 นาที แต่รอฝ่ายคลังยืนยันสต็อก 2 วัน ส่วนออเดอร์ B ลงมือ 40 นาที และส่งต่อได้ทันที
ออเดอร์ A ต้องจ่ายค่าส่งด่วน 1,250 บาท เพื่อให้ทันวันที่ลูกค้านัด บิลของออเดอร์ A 86,400 บาท วางบิลช้าไป 2 วัน และทีมคิดจะลดเวลาแพ็กจาก 20 เหลือ 10 นาที
เวลาที่ลดได้ถ้าแพ็กเร็วขึ้น 20 − 10 = 10 นาที
เวลารอ 2 วันยังอยู่ เพราะเหตุรอคือการยืนยันสต็อก ไม่ใช่การแพ็ก
เงินที่จ่ายเพิ่ม 1,250 บาท นับเป็นค่าใช้จ่ายได้
ยอด 86,400 บาท แสดงแยกว่าได้ช้าลง 2 วัน ไม่นับเป็นเงินที่เสีย
ถ้าจะเลิกจ่ายค่าส่งด่วน ต้องแก้การรอยืนยันสต็อก การแพ็กเร็วขึ้นช่วยได้แค่ 10 นาที
วัดก่อนและหลังแก้ด้วยขอบเขตเดิม
พอแก้แล้ว ให้วัดซ้ำด้วยขอบเขตเดิม คืองานชนิดเดิมและช่วงวันยาวเท่าเดิม แล้วเทียบทีละช่อง ไม่เทียบตัวเลขรวม เหมือนชั่งน้ำหนักด้วยเครื่องเดิม เวลาเดิม แล้วดูทั้งน้ำหนักและรอบเอวแยกกันครับ
ในตัวอย่างสมมติ ถ้าแก้การรอยืนยันสต็อก ช่องที่ควรเปลี่ยนคือเวลารอกับเงินที่จ่ายเพิ่ม ถ้าแก้แค่การแพ็ก ช่องที่เปลี่ยนจะมีแค่เวลาลงมือทำ
ในมุมผม ช่องที่ไม่ขยับคือข้อมูลที่มีค่าที่สุด เพราะถ้าช่องไหนไม่ขยับหลังแก้ แปลว่ายังไม่ได้แก้ที่เหตุของช่องนั้น ให้กลับไปดูเหตุที่รอที่จดไว้ในตาราง แล้วงานที่ทีมคุณกำลังจะแก้เดือนนี้ ตั้งขอบเขตก่อนวัดไว้หรือยัง?
ลองทำได้ทันที
- เลือกงานที่ล่าช้า 1 งานจากเดือนนี้ แล้วกำหนดช่วงวันที่จะวัด
- กรอก 5 ช่องของงานนั้น พร้อมเขียนว่าแต่ละตัวเลขมาจากไหน
- รวมเฉพาะเงินที่จ่ายเพิ่ม ส่วนเวลาและยอดที่ได้ช้าลงให้เขียนแยกไว้
อยากเห็นสัญญาณแบบนี้จากข้อมูลของคุณเอง
14 วัน ทีม CUBE ช่วยอ่านข้อมูลจริงของคุณ และสรุปว่าควรแก้ที่จุดไหนก่อน
