เพิ่มคนแก้ได้เฉพาะเวลาลงมือทำ
เวลาที่งานหนึ่งชิ้นใช้มีสองส่วน เวลาลงมือทำ คือเวลาที่มีคนทำงานชิ้นนั้นอยู่จริง เช่น จัดของ ตรวจ กรอกข้อมูล ส่วน เวลารอ คือเวลาที่งานไม่มีใครทำ เพราะรอคน รอรอบ รอข้อมูล หรือรอคนตัดสินใจ
ลองนึกถึงร้านซักรีดที่จ้างคนพับผ้าเพิ่มอีกคนดูครับ ผ้าพับเสร็จเร็วขึ้นจริง แต่ถ้ารถส่งผ้าออกจากร้านวันละรอบ ลูกค้าก็ได้ผ้าวันเดิม คนที่เพิ่มเข้ามาช่วยแบ่งงานในขั้นที่ลงมือทำ เวลาลงมือทำของขั้นนั้นจึงสั้นลงได้ แต่คนที่เพิ่มไม่ได้ทำให้เวลารอหายไปเอง ถ้างานรอคนอนุมัติหรือรอรอบของคนอื่น งานที่คนใหม่ทำเสร็จก็ต้องไปรอเหมือนเดิม
วิธีที่บทความนี้เสนอคือแยกการรอเป็น 3 แบบ เพราะแต่ละแบบแก้คนละทาง คือ รอคิวหรือรอรอบของคนรับ ส่งข้อมูลไม่ครบจนถูกถามกลับ และรอการตัดสินใจหรืออนุมัติ ในมุมผม ข้อนี้สำคัญมาก เพราะทั้งสามแบบเป็นเวลารอ ซึ่งการเพิ่มคนในขั้นที่ลงมือทำไม่ได้ลดลงโดยตรง
อีกหลักที่ผมว่าต้องรู้คือ ทั้งระบบทำงานได้เร็วเท่ากับขั้นที่เป็น คอขวด คือขั้นที่รับงานได้น้อยที่สุด จนกำหนดว่าทั้งกระบวนการเสร็จได้เร็วแค่ไหน การปรับปรุงขั้นที่ไม่ใช่คอขวดจึงไม่เพิ่มผลงานรวมของทั้งระบบ1
งานที่รอรอบของคนอื่น ไม่เร็วขึ้นตามจำนวนคน
เวลารวม คือเวลาตั้งแต่รับงานจนงานเสร็จ รวมทั้งเวลาลงมือทำและเวลารอ ในงานที่ทำเป็นชุดแล้วส่งไปรอคิวของขั้นถัดไป งานถูกลงมือทำจริงเพียงส่วนน้อยของเวลารวม ที่เหลือคือเวลารอ23
ถ้างานต้องรอรอบของคนอื่น เช่น หัวหน้าจัดคิวรอบเดียวต่อวัน หรือรถออกตามรอบ งานที่เสร็จเร็วขึ้นในขั้นก่อนก็ไปรอที่รอบเดิมอยู่ดี เวลารวมจึงลดลงแค่เท่ากับเวลาลงมือทำที่ลดได้ เหมือนผ้าที่พับเสร็จเร็วแค่ไหน ก็ยังต้องรอรถรอบเดิมครับ
ผังด้านล่างสรุปว่าการเพิ่มคนเปลี่ยนอะไร และต้องมีเงื่อนไขอะไรจึงช่วยได้
| สิ่งที่เปลี่ยน | ผลต่อเวลาลงมือทำ | ผลต่อเวลารอ | เงื่อนไขที่ต้องเป็นจริง | หลักฐานที่ต้องมี |
|---|
| เพิ่มคนในขั้นที่ลงมือทำ | สั้นลง ถ้างานแบ่งกันทำได้ | ไม่เปลี่ยน | ขั้นนั้นมีงานเกินกำลังคนที่มีทุกวัน | เวลาลงมือทำต่อวัน เทียบกับชั่วโมงคนที่มี |
| งานยังรอรอบของคนอื่น | สั้นลงเฉพาะขั้นที่เพิ่มคน | ไม่เปลี่ยน งานไปรอที่รอบเดิม | รอบนั้นไม่ได้ขึ้นกับจำนวนคนในขั้นก่อน | เวลาที่งานส่งถึง เทียบกับเวลาที่รอบเริ่ม |
| ขั้นที่เพิ่มคนเป็นคอขวดจริง | สั้นลง | เวลารอหน้าขั้นนี้ลดลง | ขั้นนี้รับงานได้น้อยที่สุดในกระบวนการ | งานค้างหน้าขั้นนี้มากกว่าขั้นอื่น |
ตัวอย่างสมมติ: ลดเวลากรอกข้อมูลจาก 18 เหลือ 6 นาที แต่ยังรอ 300 นาที
ตัวอย่างสมมติสมมติว่ากิจการรับติดตั้งกล้องวงจรปิดตามบ้านแห่งหนึ่ง จ้างแอดมินเพิ่ม 1 คน เพื่อลดเวลากรอกใบสั่งติดตั้งจาก 18 นาทีเหลือ 6 นาที
แต่ใบสั่งทุกใบยังต้องรอหัวหน้าช่างจัดคิวช่างรอบเดียวตอน 17:00 ทำให้รอเฉลี่ย 300 นาที เวลารวมก่อนจ้างเฉลี่ย 318 นาทีต่อใบ
ก่อนจ้าง 300 + 18 = 318 นาที
หลังจ้าง 300 + 6 = 306 นาที
เร็วขึ้น 318 − 306 = 12 นาที
จ้างคนเพิ่มลดเวลาได้ 12 นาที เพราะเวลาส่วนใหญ่คือการรอรอบจัดคิวของหัวหน้าช่าง ไม่ใช่การกรอกข้อมูล
เมื่อไรเพิ่มคนแล้วงานเร็วขึ้นจริง
ผมไม่ได้บอกว่าการเพิ่มคนไม่ช่วยเลยนะครับ การเพิ่มคนช่วยได้ เมื่อเวลาลงมือทำต่อวันของขั้นนั้นมากกว่ากำลังคนที่มี และขั้นนั้นเป็นคอขวดจริง14 ถ้าเงื่อนไขไม่ครบทั้งสองข้อ คนที่เพิ่มจะทำให้งานขั้นนั้นเสร็จเร็วขึ้น แต่งานโดยรวมยังเสร็จช้าเท่าเดิม
วิธีเช็กคือจดว่าต่อวันขั้นนั้นต้องใช้เวลาลงมือทำรวมกี่ชั่วโมง แล้วเทียบกับชั่วโมงที่มีคนทำ ถ้างานที่ต้องทำมากกว่าชั่วโมงที่มีทุกวัน งานจะค้างกองอยู่หน้าขั้นนั้น
ถ้าเวลาส่วนใหญ่เป็นการรอรอบหรือรออนุมัติ ผมแนะนำให้แก้ที่รอบหรือการอนุมัตินั้นก่อน แล้วค่อยตัดสินใจเรื่องจ้างคนเพิ่ม ก่อนจะเปิดรับสมัครคนรอบหน้า ลองถามตัวเองดูว่า งานของทีมคุณช้าเพราะทำไม่ทัน หรือเพราะรออยู่?
ลองทำได้ทันที
- เลือกงานที่ช้า 1 ชิ้น แล้วแยกเวลาลงมือทำออกจากเวลารอ
- ดูว่าเวลารอส่วนใหญ่รอใครหรือรออะไร ถ้ารอรอบของคนอื่น ให้พักเรื่องจ้างคนไว้ก่อน
- ถ้ามีขั้นที่ทำไม่ทันทุกวันจริง จดว่าต่อวันต้องใช้กี่ชั่วโมง เทียบกับชั่วโมงที่มีคนทำ
อยากเห็นสัญญาณแบบนี้จากข้อมูลของคุณเอง
14 วัน ทีม CUBE ช่วยอ่านข้อมูลจริงของคุณ และสรุปว่าควรแก้ที่จุดไหนก่อน
