ทำไมข้อมูลหายระหว่างทีม ลองนึกถึงตอนไปโรงพยาบาลดูครับ ตั้งแต่ทำบัตร พบแพทย์ รับยา ไปจนจ่ายเงิน ทุกแผนกใช้เลขประจำตัวผู้ป่วย (HN) เลขเดียวกัน เราจึงไม่ต้องเล่าเรื่องตัวเองใหม่ทุกจุด งานขายในบริษัทต่างจากนั้นมาก รายการขายหนึ่งรายการต้องผ่านหลายมือก่อนจะกลายเป็นเงิน ตั้งแต่ยืนยันขาย ส่งมอบ เอกสารถึงการเงิน ออกและวางบิล จนถึงครบกำหนดและรับเงิน ทุกจุดที่เอกสารเปลี่ยนมือ มีโอกาสที่ข้อมูลบางอย่างจะไม่ตามไปด้วย
ปัญหาที่ผมเห็นบ่อยคือแต่ละฝ่ายใช้เลขอ้างอิงของตัวเอง ฝ่ายขายรู้เลขออเดอร์ ฝ่ายส่งของรู้เลขใบส่งของ การเงินรู้เลขบิล เมื่อต้องตอบว่าเงินของออเดอร์นี้จะเข้าวันไหน จึงต้องไล่ถามทีละฝ่าย และถ้าไม่มีใครยืนยันว่ารับงานต่อแล้ว เอกสารอาจค้างอยู่ระหว่างทางโดยไม่มีใครรู้
ช่วงที่รอหลังวางบิลไม่ได้แปลว่ามีปัญหาเสมอ ช่วงนี้อาจเป็นเครดิตที่ตกลงกับลูกค้าไว้1
ขั้นตอนส่งเอกสารระหว่างฝ่าย 4 ขั้น ที่ผมชอบในวิธีนี้คือทั้ง 4 ขั้นใช้เลขออเดอร์เดียวกันเป็นตัวร้อย เหมือนเลข HN ของโรงพยาบาล เอกสารทุกใบต้องอ้างถึงเลขนี้ และผู้รับของแต่ละขั้นต้องยืนยันว่ารับงานแล้วก่อนงานจะไปขั้นถัดไป
ขั้น ผู้ส่ง ผู้รับ ข้อมูลที่ต้องแนบ เกณฑ์รับงาน ถ้าข้อมูลไม่ครบ 1. เปิดออเดอร์พร้อมเงื่อนไขเครดิต ฝ่ายขาย ฝ่ายส่งของและการเงิน เลขออเดอร์ ลูกค้า มูลค่า เครดิตเทอม รอบวางบิลของลูกค้า และวันเริ่มนับเครดิต ผู้รับเห็นเงื่อนไขเครดิตและรอบวางบิลครบ ส่งกลับฝ่ายขายพร้อมระบุช่องที่ขาด ยังไม่ส่งของ 2. แนบใบรับมอบ ฝ่ายส่งของ การเงิน ใบรับมอบที่ลูกค้าเซ็น อ้างเลขออเดอร์ การเงินยืนยันว่ารับเอกสารชุดครบ ส่งกลับฝ่ายส่งของ ยังไม่ออกบิล 3. รับเอกสารและออกบิล การเงิน ลูกค้า บิลที่อ้างเลขออเดอร์และเลขใบรับมอบ ลูกค้ารับบิลครบ และได้วันวางบิล ตามให้ลูกค้ารับบิลตามรอบ ยังไม่เริ่มนับเครดิต 4. บันทึกวันคาดรับและผู้ติดตาม การเงิน ผู้ดูแลเงินรับ วันวางบิล เครดิตเทอม วันคาดรับเงิน และชื่อผู้ติดตาม มีวันคาดรับและชื่อผู้ติดตาม ยังไม่นับเป็นเงินรับที่มีวันจ่ายยืนยัน
วันวางบิล คือวันที่ลูกค้ารับบิลครบ หลายกิจการใช้วันนี้เริ่มนับเครดิตเทอม ขั้นที่ 3 จึงสำคัญ เพราะถ้าลูกค้ายังไม่รับบิล วันคาดรับเงินก็ยังคำนวณไม่ได้
ตัวอย่างสมมติ: เดินออเดอร์ 40,000 บาทครบทั้ง 4 ขั้น ตัวอย่างสมมติ
สมมติว่าผู้จำหน่ายอะไหล่เครื่องจักรรายหนึ่งได้ออเดอร์ S01 มูลค่า 40,000 บาท ส่งมอบวันที่ 2 พร้อมใบรับมอบ D01 ลูกค้ารายนี้รับบิลวันที่ 3 และจ่ายเงิน 15 วันหลังรับบิลครบ
ขั้น 1: ฝ่ายขายเปิด S01 พร้อมรอบบิลและวันเริ่มนับเครดิต
ขั้น 2: ฝ่ายส่งของแนบ D01 กับ S01 การเงินยืนยันรับชุดครบวันที่ 2
ขั้น 3: การเงินออกบิล I01 อ้าง S01 ลูกค้ารับบิลวันที่ 3
ขั้น 4: ผู้ดูแลเงินรับบันทึกวันคาดรับวันที่ 18 (วันที่ 3 + 15 วัน)
ออเดอร์เดียวเชื่อม S01 ไป D01 ไป I01 ไปจนถึงวันคาดรับได้ครบ และทุกช่วงมีคนยืนยันรับงาน ผู้ดูแลเงินรับยังไม่ปิดเรื่องจนกว่าจะเห็นเงินเข้าในรายการธนาคาร
ทดลองกับเส้นทางเดียวก่อนขยาย ผมแนะนำว่าอย่าเริ่มกับลูกค้าทุกรายครับ เลือกลูกค้า 1 รายที่ต้องวางบิล แล้วใช้ 4 ขั้นนี้กับออเดอร์ถัดไปของลูกค้ารายนั้นก่อน ระหว่างทดลองให้จดว่าขั้นไหนถูกส่งกลับเพราะข้อมูลไม่ครบ และขาดข้อมูลอะไร
พอออเดอร์ของลูกค้ารายนั้นเดินครบทั้ง 4 ขั้นได้โดยไม่ต้องไล่ถาม ค่อยขยายไปลูกค้ารายอื่น แบบฟอร์มแต่ละขั้นอาจต้องปรับตามสิ่งที่พบระหว่างทดลอง ในมุมผม เป้าหมายคือให้ถามเลขเดียวแล้วรู้ทุกอย่าง เหมือนยื่นบัตรโรงพยาบาลใบเดียว แล้วลูกค้ารายไหนของคุณที่ควรเริ่มทดลองก่อน?
ลองทำได้ทันที เลือกลูกค้า 1 รายที่ต้องวางบิล แล้วทดลองใช้ 4 ขั้นกับออเดอร์ถัดไปของลูกค้ารายนั้นก่อน ให้ทุกเอกสารอ้างเลขออเดอร์เดียวกัน ตั้งแต่ใบรับมอบจนถึงบิล ระบุชื่อคนยืนยันรับงานของแต่ละขั้น และคนบันทึกวันคาดรับเงิน คำถามที่พบบ่อย ต้องมีโปรแกรมหรือระบบใหม่ก่อนไหม ไม่จำเป็น เริ่มได้ด้วยเอกสารและตารางที่ใช้อยู่ สิ่งที่ต้องมีคือเลขออเดอร์เดียวกันในเอกสารทุกใบ และชื่อคนยืนยันรับงานในทุกขั้น
See these signals in your own data The 14-Day Sprint takes one real problem of yours from signal to solved.
Start a 14-Day Sprint 
