งานที่ขึ้นว่ากำลังทำ อาจไม่มีใครทำอยู่ เคยไหมครับ ถามพนักงานร้านอาหารว่าอาหารได้หรือยัง แล้วได้คำตอบว่า "กำลังทำอยู่ค่ะ" ทั้งที่ใบสั่งยังไม่ถึงครัวเลย ช่องสถานะของงานส่วนใหญ่ก็เป็นแบบนั้น บอกแค่ว่างานยังไม่เสร็จ งานที่มีคนกำลังทำกับงานที่แค่รอคิวจึงขึ้นคำเดียวกันว่ากำลังดำเนินการ หัวหน้าที่อยากรู้ว่างานไหนขยับจริงก็เลยต้องไล่ถามทีละคน
เวลาลงมือทำ คือเวลาที่มีคนทำงานชิ้นนั้นอยู่จริง เช่น จัดของ ตรวจ กรอกข้อมูล ส่วน เวลารอ คือเวลาที่งานไม่มีใครทำ เพราะรอคน รอรอบ รอข้อมูล หรือรอคนตัดสินใจ และ เวลารวม (Lead Time) คือเวลาตั้งแต่รับงานจนงานเสร็จ รวมทั้งเวลาลงมือทำและเวลารอ
เมื่อเอาเวลาลงมือทำ ÷ เวลารวม × 100 จะได้ สัดส่วนเวลาลงมือทำ (Flow Efficiency) แหล่งที่ใช้ระบุว่าทีมที่ไม่เคยวัดเรื่องนี้มักอยู่ราว 15% หรือเวลาราว 85% เป็นการรอ1 2
ในมุมผม ตัวเลขนี้น่าคิดมาก เพราะถ้าทีมเป็นแบบที่แหล่งพบ งานที่ค้างอยู่ตอนนี้ส่วนใหญ่ก็อาจกำลังรอ ไม่ได้มีคนทำอยู่ การแยกให้ออกว่างานไหนรอคิว จึงช่วยได้มากกว่าการถามทุกคนว่างานถึงไหนแล้ว
เช็กลิสต์ 5 ข้อ พร้อมสิ่งที่ต้องดู วิธีที่บทความนี้เสนอคือตรวจงานทีละชิ้นจากบันทึกของงานนั้น ไล่ 5 ข้อตามลำดับ ใส่ผลว่าผ่าน ไม่ผ่าน หรือยังไม่ทราบ แล้วดูว่าข้อแรกที่ตกคือข้อไหน ที่ผมชอบคือทั้งหมดนี้ทำได้จากบันทึกที่มีอยู่ ไม่ต้องเดินไปถามใครก่อน
ข้อที่ตรวจ ดูจากอะไร ผล (ผ่าน / ไม่ผ่าน / ยังไม่ทราบ) ทำอะไรต่อ ถามใคร รหัสงานตรงกัน เลขงานในช่องสถานะตรงกับเลขในใบงานหรือข้อความที่ส่งต่อ ถ้าไม่ตรง หาให้ได้ก่อนว่ากำลังพูดถึงงานชิ้นเดียวกัน คนที่บันทึกงาน สถานะล่าสุดมีหลักฐาน บันทึกหรือไฟล์ของขั้นล่าสุดที่บอกว่าเสร็จแล้ว ถ้าไม่มี ถามว่าขั้นนั้นเสร็จจริงหรือยัง ผู้ทำขั้นล่าสุด มีเวลาส่งต่อ เวลาที่ขั้นก่อนส่งงานให้ขั้นถัดไป ถ้าไม่มี ถามว่าขั้นถัดไปได้รับงานหรือยัง เมื่อไร หัวหน้าขั้นถัดไป คนรับเริ่มทำแล้ว เวลาที่ขั้นถัดไปลงมือทำงานชิ้นนี้ ถ้าไม่ผ่าน งานนี้รอคิว ถามว่าจะเริ่มเมื่อไร หัวหน้าขั้นถัดไป มีเหตุที่รอ บันทึกว่างานรออะไร เช่น รอคน รอรอบ รอข้อมูล ถ้าไม่มี ถามว่างานรออะไรอยู่ ผู้ถืองานอยู่ตอนนี้
ข้อ 4 คือข้อที่ผมว่าเป็นหัวใจของเช็กลิสต์นี้ เพราะเป็นข้อที่แยกงานสองแบบออกจากกัน งานที่ตกข้อ 4 คืองานที่รอคิว ไม่ได้มีคนทำอยู่ แม้ช่องสถานะจะขึ้นว่ากำลังทำก็ตาม เหมือนจานที่ครัวยังไม่ได้เริ่มทำ ถ้ามีทั้งเวลาส่งต่อและเวลาที่คนรับเริ่มทำ ก็คำนวณเวลารอของขั้นนั้นได้ คือเวลาที่ขั้นถัดไปเริ่มทำ ลบด้วยเวลาที่ขั้นก่อนส่งออก
ตัวอย่างสมมติ: งานที่สถานะขึ้นว่าตรวจแล้ว แต่ยังไม่มีคนรับต่อ ตัวอย่างสมมติ
สมมติว่าผู้จำหน่ายอุปกรณ์สำนักงานให้บริษัทลูกค้ารายหนึ่ง มีงานจัดชุดอุปกรณ์ให้พนักงานใหม่ 1 งาน ช่องสรุปขึ้นว่าตรวจแล้วมา 2 วัน
บันทึกของงานนี้มีแค่เวลาเริ่ม 10:05 กับผลตรวจของขั้นแรก ไม่มีเวลาที่ฝ่ายแพ็กรับงาน และไม่มีเหตุที่รอ
รหัสงานตรงกัน: ผ่าน
สถานะล่าสุดมีหลักฐาน: ผ่าน เฉพาะขั้นแรก
มีเวลาส่งต่อ: ยังไม่ทราบ
คนรับเริ่มทำแล้ว: ไม่ผ่าน
มีเหตุที่รอ: ยังไม่ทราบ
งานที่ตกข้อ 4 คืองานที่รอคิว งานนี้จึงรอคิวฝ่ายแพ็ก ไม่ได้มีคนทำอยู่ ข้อแรกที่ยังไม่ทราบคือเวลาส่งต่อให้ฝ่ายแพ็ก จึงถามหัวหน้าฝ่ายแพ็กคนเดียวว่ารับงานหรือยัง ไม่ต้องไล่ถามทุกคน ก็เหมือนเดินไปถามที่ครัวตรงๆ ว่าได้ใบสั่งโต๊ะเราหรือยัง
ข้อที่ไม่ผ่านหรือยังไม่ทราบ ต้องถามใครก่อน ผมแนะนำให้ถามเฉพาะผู้รับผิดชอบข้อแรกที่ไม่ผ่านหรือยังไม่ทราบ ตามช่อง “ถามใคร” ในตาราง ข้อที่อยู่ถัดลงไปค่อยตรวจต่อเมื่อข้อนั้นได้คำตอบแล้ว
สองผลนี้ฟังดูคล้ายกันนะครับ แต่ถามต่างกัน ผล “ไม่ผ่าน” แปลว่ารู้แน่ว่าเรื่องนั้นยังไม่เกิด ส่วนผล “ยังไม่ทราบ” แปลว่าไม่มีบันทึก อาจเกิดแล้วแต่ไม่มีใครจด ข้อที่ไม่ผ่าน ถามว่าจะเริ่มเมื่อไร ข้อที่ยังไม่ทราบ ถามว่าเกิดขึ้นแล้วหรือยัง
พอได้คำตอบแล้ว ให้จดเวลาหรือเหตุที่ได้ลงในบันทึกของงานชิ้นนั้นทันที เมื่อกลับมาตรวจงานชิ้นเดียวกัน ข้อนั้นจะผ่านได้จากบันทึก โดยไม่ต้องถามซ้ำ ลองเลือกงานที่ค้างนานที่สุดสักชิ้นมาไล่ดูครับ แล้วคุณจะรู้ว่างานนั้นมีคนทำอยู่จริง หรือแค่รอคิวอยู่?
ลองทำได้ทันที เลือกงานที่ค้างนานที่สุด 3 ชิ้น แล้วตรวจตาม 5 ข้อ ใส่ผล ผ่าน ไม่ผ่าน หรือยังไม่ทราบ ถามเฉพาะผู้รับผิดชอบข้อแรกที่ตก แทนการถามทุกคนในทีม นับว่าใน 3 ชิ้น มีกี่ชิ้นที่ยังไม่มีคนรับทำ Continue the Work Accountability series · step 2: Find the cause มีข้อมูลใน CUBE แล้ว ทำไมยังไม่มีเวลาคิดกับข้อมูล? เริ่ม Deep Work กับงานสำคัญทีละเรื่อง See these signals in your own data The 14-Day Sprint takes one real problem of yours from signal to solved.
Start a 14-Day Sprint 
