งานที่รอนานเสียอะไรไปบ้าง แนวคิดลีน (Lean) จัดให้การรอเป็นหนึ่งในความสูญเปล่า 7 ประการ1 2
งานในบริษัทก็เหมือนกัน บางอย่างเป็นเงินที่จ่ายออกไปจริง บางอย่างเป็นเวลาของคนที่ต้องตามงาน บางอย่างเป็นเงินที่ได้รับช้าลง และบางอย่างเป็นแค่ความเป็นไปได้ที่ยังไม่เกิด ผลแต่ละแบบจึงมีหน่วยและความแน่นอนไม่เท่ากัน
ที่ผมเห็นบ่อยคือหลายทีมรวมทุกอย่างเป็นตัวเลขเดียว ความเสียหายจึงดูมากหรือน้อยกว่าจริง และตัวเลขนั้นก็ใช้ตัดสินใจต่อไม่ได้
ต้นทุนแฝง 4 แบบ และวิธีนับแต่ละแบบ วิธีที่บทความนี้เสนอคือแยกผลกระทบของงานที่รอนานเป็น 4 แบบ แล้วนับแต่ละแบบด้วยหลักฐานของตัวเอง ที่ผมชอบคือวิธีนี้บังคับให้เราถามทุกตัวเลขว่า "มีหลักฐานไหม"
เงินที่จ่ายเพิ่มจริง คือเงินที่จ่ายออกไปเพราะงานรอ เช่น ค่าส่งด่วน ค่าโทรประสาน นับจากใบเสร็จหรือรายการจ่าย
เวลาคนที่ใช้แก้งาน คือเวลาที่พนักงานใช้ตามหรือทำงานซ้ำ ถ้าอยู่ในเวลางานปกติ ไม่ใช่เงินที่จ่ายเพิ่ม ให้จดเป็นนาที
เงินที่ได้รับช้าลง คือยอดที่ได้รับช้ากว่าเดิมเพราะงานรอ เงินนี้เลื่อนไป ไม่ได้หาย ให้จดยอดและจำนวนวันที่เลื่อน
โอกาสที่อาจเสีย คือสิ่งที่อาจเกิดต่อจากนี้ เช่น ลูกค้าอาจเปลี่ยนไปที่อื่น เป็นประมาณการ ไม่ใช่ตัวเลขที่เกิดแล้ว
ใช้บัญชีด้านล่างจดงานหนึ่งชิ้น แล้วแยกให้ชัดว่าแต่ละบรรทัดเกิดแล้วหรือเป็นประมาณ
แบบของต้นทุน ตัวเลขของงานนี้ เกิดแล้วหรือประมาณ หลักฐาน เงินที่จ่ายเพิ่มจริง เกิดแล้ว ใบเสร็จหรือรายการจ่าย เวลาคนที่ใช้แก้งาน เกิดแล้ว เวลาที่พนักงานจดไว้ หรือถามคนที่แก้งาน เงินที่ได้รับช้าลง เลื่อนไป ไม่ได้หาย วันที่ควรได้รับเงินเทียบกับวันที่ได้รับจริง โอกาสที่อาจเสีย ประมาณ สิ่งที่ลูกค้าพูดหรือทำจริง
ตัวอย่างสมมติ: ใบเบิกสินค้าของสาขาที่รออนุมัติ 3 วัน ตัวอย่างสมมติ
สมมติว่าบริษัทจัดหาสินค้าให้ร้านสาขาแห่งหนึ่ง มีใบเบิกสินค้าของสาขาหนึ่งรอหัวหน้าจัดซื้ออนุมัติ 3 วัน จนสาขาต้องเปิดใบใหม่
ระหว่างนั้นบริษัทจ่ายค่าส่งเอกสารด่วนและค่าโทรประสานเพิ่ม 937 บาท พนักงานใช้เวลาแก้ 21 นาทีในเวลางานปกติ ไม่ได้จ่ายค่าล่วงเวลา บิลค่าสินค้า 48,600 บาทวางบิลช้าไป 3 วัน และสาขาบอกว่าอาจเปลี่ยนไปสั่งเองถ้าเกิดอีก แต่ยังไม่มีการยกเลิก
เงินที่จ่ายเพิ่มจริง: 937 บาท
เวลาคนที่ใช้แก้งาน: 21 นาที อยู่ในเวลางานปกติ จึงไม่ใช่เงินที่จ่ายเพิ่ม
เงินที่ได้รับช้าลง: 48,600 บาท เลื่อนไป 3 วัน ไม่ได้หาย
โอกาสที่อาจเสีย: ยังเป็นประมาณการ ไม่มีตัวเลขยืนยัน
ต้นทุนที่เกิดแล้วคือ 937 บาทกับเวลา 21 นาที ถ้านับยอดบิล 48,600 บาทเป็นความเสียหาย ปัญหาจะดูใหญ่กว่าจริงหลายสิบเท่า
ทำไมไม่ควรบวก 4 แบบรวมกัน ในมุมผม เหตุผลตรงไปตรงมามาก ทั้ง 4 แบบมีหน่วยและความแน่นอนต่างกัน เงินที่จ่ายเพิ่มเป็นบาทที่ออกไปแล้ว เวลาคนเป็นนาที เงินที่ได้ช้าลงเป็นยอดที่ยังจะได้รับ และโอกาสที่อาจเสียยังไม่เกิด การบวกรวมจึงเท่ากับเอาของคนละหน่วยมารวมกัน
ถ้ารวมยอดที่ได้ช้าลงเข้ากับค่าใช้จ่าย ความเสียหายจะดูใหญ่กว่าจริง ถ้าตัดเวลาคนและโอกาสออกเพราะนับยาก ก็อาจดูเล็กกว่าจริง ทั้งสองทางทำให้ตัดสินใจผิดได้ เหมือนคนที่บอกว่าเที่ยวบินดีเลย์ทำให้เสียหายหลายหมื่น เพราะเอาเงินชดเชยที่ยังจะได้คืนมารวมด้วย
สิ่งที่ผมแนะนำคือรายงานทีละแบบ บอกตัวเลข หน่วย และว่าเกิดแล้วหรือเป็นประมาณ แล้วให้คนที่ต้องตัดสินใจเห็นทั้ง 4 บรรทัดพร้อมกันครับ งานที่รอนานที่สุดของทีมคุณเดือนที่แล้ว ถ้าแยกเป็น 4 บรรทัด จะเหลือเงินที่เสียจริงเท่าไร?
ลองทำได้ทันที เลือกงานที่รอนานผิดปกติเมื่อเดือนที่แล้ว 1 งาน แล้วจดเงินที่จ่ายเพิ่มเพราะงานนั้นจริง ๆ จดเวลาที่พนักงานใช้แก้งานนั้น และดูว่าจ่ายค่าล่วงเวลาหรือไม่ ถ้ามียอดเงินที่ได้ช้าลง ให้เขียนแยกไว้ว่าเลื่อนไปกี่วัน ไม่บวกรวมกับค่าใช้จ่าย Continue the Work Accountability series · step 2: Find the cause พนักงานไม่พอจริงไหม? ทำไมเพิ่มคนแล้วงานยังเสร็จช้าเท่าเดิม See these signals in your own data The 14-Day Sprint takes one real problem of yours from signal to solved.
Start a 14-Day Sprint 
