เพิ่มคนแก้ได้เฉพาะเวลาลงมือทำ เวลาที่งานหนึ่งชิ้นใช้มีสองส่วน เวลาลงมือทำ คือเวลาที่มีคนทำงานชิ้นนั้นอยู่จริง เช่น จัดของ ตรวจ กรอกข้อมูล ส่วน เวลารอ คือเวลาที่งานไม่มีใครทำ เพราะรอคน รอรอบ รอข้อมูล หรือรอคนตัดสินใจ
ลองนึกถึงร้านซักรีดที่จ้างคนพับผ้าเพิ่มอีกคนดูครับ ผ้าพับเสร็จเร็วขึ้นจริง แต่ถ้ารถส่งผ้าออกจากร้านวันละรอบ ลูกค้าก็ได้ผ้าวันเดิม คนที่เพิ่มเข้ามาช่วยแบ่งงานในขั้นที่ลงมือทำ เวลาลงมือทำของขั้นนั้นจึงสั้นลงได้ แต่คนที่เพิ่มไม่ได้ทำให้เวลารอหายไปเอง ถ้างานรอคนอนุมัติหรือรอรอบของคนอื่น งานที่คนใหม่ทำเสร็จก็ต้องไปรอเหมือนเดิม
วิธีที่บทความนี้เสนอคือแยกการรอเป็น 3 แบบ เพราะแต่ละแบบแก้คนละทาง คือ รอคิวหรือรอรอบของคนรับ ส่งข้อมูลไม่ครบจนถูกถามกลับ และรอการตัดสินใจหรืออนุมัติ ในมุมผม ข้อนี้สำคัญมาก เพราะทั้งสามแบบเป็นเวลารอ ซึ่งการเพิ่มคนในขั้นที่ลงมือทำไม่ได้ลดลงโดยตรง
อีกหลักที่ผมว่าต้องรู้คือ ทั้งระบบทำงานได้เร็วเท่ากับขั้นที่เป็น คอขวด คือขั้นที่รับงานได้น้อยที่สุด จนกำหนดว่าทั้งกระบวนการเสร็จได้เร็วแค่ไหน การปรับปรุงขั้นที่ไม่ใช่คอขวดจึงไม่เพิ่มผลงานรวมของทั้งระบบ1
งานที่รอรอบของคนอื่น ไม่เร็วขึ้นตามจำนวนคน เวลารวม คือเวลาตั้งแต่รับงานจนงานเสร็จ รวมทั้งเวลาลงมือทำและเวลารอ ในงานที่ทำเป็นชุดแล้วส่งไปรอคิวของขั้นถัดไป งานถูกลงมือทำจริงเพียงส่วนน้อยของเวลารวม ที่เหลือคือเวลารอ2 3
ถ้างานต้องรอรอบของคนอื่น เช่น หัวหน้าจัดคิวรอบเดียวต่อวัน หรือรถออกตามรอบ งานที่เสร็จเร็วขึ้นในขั้นก่อนก็ไปรอที่รอบเดิมอยู่ดี เวลารวมจึงลดลงแค่เท่ากับเวลาลงมือทำที่ลดได้ เหมือนผ้าที่พับเสร็จเร็วแค่ไหน ก็ยังต้องรอรถรอบเดิมครับ
ผังด้านล่างสรุปว่าการเพิ่มคนเปลี่ยนอะไร และต้องมีเงื่อนไขอะไรจึงช่วยได้
สิ่งที่เปลี่ยน ผลต่อเวลาลงมือทำ ผลต่อเวลารอ เงื่อนไขที่ต้องเป็นจริง หลักฐานที่ต้องมี เพิ่มคนในขั้นที่ลงมือทำ สั้นลง ถ้างานแบ่งกันทำได้ ไม่เปลี่ยน ขั้นนั้นมีงานเกินกำลังคนที่มีทุกวัน เวลาลงมือทำต่อวัน เทียบกับชั่วโมงคนที่มี งานยังรอรอบของคนอื่น สั้นลงเฉพาะขั้นที่เพิ่มคน ไม่เปลี่ยน งานไปรอที่รอบเดิม รอบนั้นไม่ได้ขึ้นกับจำนวนคนในขั้นก่อน เวลาที่งานส่งถึง เทียบกับเวลาที่รอบเริ่ม ขั้นที่เพิ่มคนเป็นคอขวดจริง สั้นลง เวลารอหน้าขั้นนี้ลดลง ขั้นนี้รับงานได้น้อยที่สุดในกระบวนการ งานค้างหน้าขั้นนี้มากกว่าขั้นอื่น
ตัวอย่างสมมติ: ลดเวลากรอกข้อมูลจาก 18 เหลือ 6 นาที แต่ยังรอ 300 นาที ตัวอย่างสมมติ
สมมติว่ากิจการรับติดตั้งกล้องวงจรปิดตามบ้านแห่งหนึ่ง จ้างแอดมินเพิ่ม 1 คน เพื่อลดเวลากรอกใบสั่งติดตั้งจาก 18 นาทีเหลือ 6 นาที
แต่ใบสั่งทุกใบยังต้องรอหัวหน้าช่างจัดคิวช่างรอบเดียวตอน 17:00 ทำให้รอเฉลี่ย 300 นาที เวลารวมก่อนจ้างเฉลี่ย 318 นาทีต่อใบ
ก่อนจ้าง 300 + 18 = 318 นาที
หลังจ้าง 300 + 6 = 306 นาที
เร็วขึ้น 318 − 306 = 12 นาที
จ้างคนเพิ่มลดเวลาได้ 12 นาที เพราะเวลาส่วนใหญ่คือการรอรอบจัดคิวของหัวหน้าช่าง ไม่ใช่การกรอกข้อมูล
เมื่อไรเพิ่มคนแล้วงานเร็วขึ้นจริง ผมไม่ได้บอกว่าการเพิ่มคนไม่ช่วยเลยนะครับ การเพิ่มคนช่วยได้ เมื่อเวลาลงมือทำต่อวันของขั้นนั้นมากกว่ากำลังคนที่มี และขั้นนั้นเป็นคอขวดจริง1 4
วิธีเช็กคือจดว่าต่อวันขั้นนั้นต้องใช้เวลาลงมือทำรวมกี่ชั่วโมง แล้วเทียบกับชั่วโมงที่มีคนทำ ถ้างานที่ต้องทำมากกว่าชั่วโมงที่มีทุกวัน งานจะค้างกองอยู่หน้าขั้นนั้น
ถ้าเวลาส่วนใหญ่เป็นการรอรอบหรือรออนุมัติ ผมแนะนำให้แก้ที่รอบหรือการอนุมัตินั้นก่อน แล้วค่อยตัดสินใจเรื่องจ้างคนเพิ่ม ก่อนจะเปิดรับสมัครคนรอบหน้า ลองถามตัวเองดูว่า งานของทีมคุณช้าเพราะทำไม่ทัน หรือเพราะรออยู่?
ลองทำได้ทันที เลือกงานที่ช้า 1 ชิ้น แล้วแยกเวลาลงมือทำออกจากเวลารอ ดูว่าเวลารอส่วนใหญ่รอใครหรือรออะไร ถ้ารอรอบของคนอื่น ให้พักเรื่องจ้างคนไว้ก่อน ถ้ามีขั้นที่ทำไม่ทันทุกวันจริง จดว่าต่อวันต้องใช้กี่ชั่วโมง เทียบกับชั่วโมงที่มีคนทำ Continue the Work Accountability series · step 2: Find the cause งานล่าช้าเสียเงินเท่าไร? ตารางแยกเงินที่จ่ายจริงกับเวลา See these signals in your own data The 14-Day Sprint takes one real problem of yours from signal to solved.
Start a 14-Day Sprint 
