ตั้งขอบเขตก่อนวัด: งานชิ้นไหน ช่วงวันไหน ลองนึกถึงคนที่ลดน้ำหนักดูครับ ถ้าวันแรกชั่งตอนเช้าที่บ้าน แต่วันหลังไปชั่งตอนเย็นที่ฟิตเนส ตัวเลขที่ได้ก็เทียบกันไม่ได้ งานก็เหมือนกัน ก่อนจดตัวเลขใด ๆ ให้ตั้งขอบเขตก่อนว่าจะวัดงานชิ้นไหน และนับตั้งแต่วันไหนถึงวันไหน ถ้าไม่ตั้งขอบเขต ตัวเลขก่อนแก้กับหลังแก้จะมาจากงานคนละชุด และเทียบกันไม่ได้
วิธีที่บทความนี้เสนอ และผมว่าตรงไปตรงมาที่สุด คือจดเวลาของงานชิ้นเดียวกันทีละขั้น ทั้งเวลารับงาน เวลาที่มีคนลงมือทำ เวลาส่งต่อ และเหตุที่รอ แทนการดูแค่เวลาเริ่มกับเวลาเสร็จ เพราะสองเวลานั้นบอกไม่ได้ว่าเวลาหายไปตรงไหน
เวลาลงมือทำ คือเวลาที่มีคนทำงานชิ้นนั้นอยู่จริง เช่น จัดของ ตรวจ กรอกข้อมูล ส่วน เวลารอ คือเวลาที่งานไม่มีใครทำ เพราะรอคน รอรอบ รอข้อมูล หรือรอคนตัดสินใจ เวลารอของแต่ละขั้นคำนวณได้จากเวลาที่ขั้นถัดไปเริ่มทำ ลบด้วยเวลาที่ขั้นก่อนส่งออก
5 ช่องที่ต้องกรอก และช่องไหนบวกกันได้ ตารางด้านล่างมี 5 ช่องหลักต่องานหนึ่งชิ้น คือ เวลาลงมือทำ เวลารอ เงินที่จ่ายเพิ่ม ยอดเงินที่ได้ช้าลง และสิ่งที่ยังเป็นประมาณการ ทุกช่องต้องเขียนแหล่งที่มากำกับ ที่ผมชอบคือช่องแหล่งที่มานี่แหละ เพราะทำให้ทุกตัวเลขตรวจย้อนได้
งานที่วัด ช่วงวันที่ เวลาลงมือทำ เวลารอ เงินที่จ่ายเพิ่ม ยอดเงินที่ได้ช้าลง สิ่งที่ยังเป็นประมาณการ แหล่งที่มา วิธีกรอก ช่วงที่ตกลงไว้ก่อนวัด รวมทุกช่วงที่มีคนทำ เป็นนาที เวลาที่ไม่มีใครทำ พร้อมเหตุที่รอ เงินที่จ่ายออกไปเพราะงานล่าช้า ยอดที่ได้รับช้าลง และช้าไปกี่วัน สิ่งที่อาจเกิด ยังไม่มีตัวเลขยืนยัน ใบเสร็จ รายการเดินบัญชี บันทึกเวลา งาน …
จุดที่ต้องระวังที่สุดคือ ช่องที่บวกเป็นค่าใช้จ่ายได้มีแค่เงินที่จ่ายเพิ่ม เพราะเป็นเงินที่ออกไปแล้วจริง เวลาลงมือทำและเวลารอเป็นนาที ยอดที่ได้ช้าลงเป็นเงินที่เลื่อนไป ไม่ได้หาย และสิ่งที่เป็นประมาณการยังไม่เกิด ทั้งหมดนี้ให้แสดงแยกไว้ ไม่บวกรวมเป็นตัวเลขเดียว
เวลารวม (Lead Time) คือเวลาตั้งแต่รับงานจนงานเสร็จ รวมทั้งเวลาลงมือทำและเวลารอ ถ้าอยากเห็นภาพรวม ให้คิด สัดส่วนเวลาลงมือทำ (Flow Efficiency) คือเวลาลงมือทำ ÷ เวลารวม × 100 แหล่งที่ใช้ระบุว่าทีมที่ไม่เคยวัดเรื่องนี้มักอยู่ราว 15%1 2
ตัวอย่างสมมติ: ออเดอร์ที่แพ็ก 20 นาทีแต่รอยืนยันสต็อก 2 วัน ตัวอย่างสมมติ
สมมติว่าผู้ค้าส่งบรรจุภัณฑ์อาหารรายหนึ่งวัดออเดอร์ 2 ใบ ออเดอร์ A ลงมือแพ็ก 20 นาที แต่รอฝ่ายคลังยืนยันสต็อก 2 วัน ส่วนออเดอร์ B ลงมือ 40 นาที และส่งต่อได้ทันที
ออเดอร์ A ต้องจ่ายค่าส่งด่วน 1,250 บาท เพื่อให้ทันวันที่ลูกค้านัด บิลของออเดอร์ A 86,400 บาท วางบิลช้าไป 2 วัน และทีมคิดจะลดเวลาแพ็กจาก 20 เหลือ 10 นาที
เวลาที่ลดได้ถ้าแพ็กเร็วขึ้น 20 − 10 = 10 นาที
เวลารอ 2 วันยังอยู่ เพราะเหตุรอคือการยืนยันสต็อก ไม่ใช่การแพ็ก
เงินที่จ่ายเพิ่ม 1,250 บาท นับเป็นค่าใช้จ่ายได้
ยอด 86,400 บาท แสดงแยกว่าได้ช้าลง 2 วัน ไม่นับเป็นเงินที่เสีย
ถ้าจะเลิกจ่ายค่าส่งด่วน ต้องแก้การรอยืนยันสต็อก การแพ็กเร็วขึ้นช่วยได้แค่ 10 นาที
วัดก่อนและหลังแก้ด้วยขอบเขตเดิม พอแก้แล้ว ให้วัดซ้ำด้วยขอบเขตเดิม คืองานชนิดเดิมและช่วงวันยาวเท่าเดิม แล้วเทียบทีละช่อง ไม่เทียบตัวเลขรวม เหมือนชั่งน้ำหนักด้วยเครื่องเดิม เวลาเดิม แล้วดูทั้งน้ำหนักและรอบเอวแยกกันครับ
ในตัวอย่างสมมติ ถ้าแก้การรอยืนยันสต็อก ช่องที่ควรเปลี่ยนคือเวลารอกับเงินที่จ่ายเพิ่ม ถ้าแก้แค่การแพ็ก ช่องที่เปลี่ยนจะมีแค่เวลาลงมือทำ
ในมุมผม ช่องที่ไม่ขยับคือข้อมูลที่มีค่าที่สุด เพราะถ้าช่องไหนไม่ขยับหลังแก้ แปลว่ายังไม่ได้แก้ที่เหตุของช่องนั้น ให้กลับไปดูเหตุที่รอที่จดไว้ในตาราง แล้วงานที่ทีมคุณกำลังจะแก้เดือนนี้ ตั้งขอบเขตก่อนวัดไว้หรือยัง?
ลองทำได้ทันที เลือกงานที่ล่าช้า 1 งานจากเดือนนี้ แล้วกำหนดช่วงวันที่จะวัด กรอก 5 ช่องของงานนั้น พร้อมเขียนว่าแต่ละตัวเลขมาจากไหน รวมเฉพาะเงินที่จ่ายเพิ่ม ส่วนเวลาและยอดที่ได้ช้าลงให้เขียนแยกไว้ Continue the Work Accountability series · step 2: Find the cause คอขวดอยู่ขั้นไหน? ไล่เวลาเข้าออกของงานหนึ่งชิ้นทีละขั้น See these signals in your own data The 14-Day Sprint takes one real problem of yours from signal to solved.
Start a 14-Day Sprint 
