ระบบติดตามที่ครบต้องมีอะไรบ้าง ลองนึกถึงจอบอกเวลาเครื่องบินออกที่สนามบินดูครับ ถ้าเที่ยวบินเลื่อนแต่ไม่มีใครแก้เวลาบนจอ คนรอก็วางแผนผิดทั้งแถว ระบบบัญชีลูกหนี้ที่บอกได้ว่าเงินจะเข้าวันไหน ต้องมีข้อมูล 4 เรื่องที่ต่อกัน คือ ยอดขาย วันวางบิล วันรับเงิน และกำหนดจ่าย ถ้าขาดเรื่องใดเรื่องหนึ่ง ระบบจะรู้ว่าขายอะไรไป แต่ตอบไม่ได้ว่าเงินจะเข้าเมื่อไร
ในมุมผม จุดที่คนมักข้ามคือข้อนี้ครับ แต่ละเรื่องยังต้องมีครบ 4 ข้อ คือ เจ้าของ ที่รับผิดชอบให้ข้อมูลถูกต้อง นิยาม ที่ทุกคนเข้าใจตรงกันว่าตัวเลขนี้หมายถึงอะไร แหล่งข้อมูล ที่บอกว่าตัวเลขมาจากเอกสารไหน และรอบอัปเดต ที่บอกว่าข้อมูลถูกแก้เมื่อไร ข้อมูลที่มีอยู่ในระบบแต่ขาดข้อใดข้อหนึ่ง จะเชื่อไม่ได้เมื่อสถานการณ์เปลี่ยน
ระบบที่ครบยังต้องเก็บข้อมูลย้อนหลังไว้ด้วย เพราะการอ่านตัวชี้วัดเงินทุนหมุนเวียน (Working Capital) ต้องดูแนวโน้มของกิจการเองเทียบหลายช่วง และเทียบกับค่าเฉลี่ยอุตสาหกรรมด้วยความระวัง1
เช็กลิสต์ข้อมูล 4 เรื่องที่ระบบต้องมี ผมแนะนำให้ไล่ตารางนี้ทีละช่อง ช่องในตารางคือคำถามที่ต้องตอบให้ได้สำหรับระบบของคุณ ตอบไม่ได้ช่องไหน ให้จดไว้ในช่องสุดท้าย ช่องที่จดไว้คือช่องโหว่ของระบบ
ข้อมูล เจ้าของ นิยาม แหล่งข้อมูล รอบอัปเดต ส่วนที่ยังไม่มี ยอดขาย ใครลงและแก้ยอดขาย นับตามออเดอร์หรือตามบิล ระบบขาย ใบสั่งซื้อ หรือบิล ทุกครั้งที่มีออเดอร์ใหม่หรือแก้ออเดอร์ วันวางบิล ใครบันทึกวันที่ลูกค้ารับบิล วันที่ลูกค้ารับบิลครบ ใช้เริ่มนับเครดิตเทอม หลักฐานการรับบิลจากลูกค้า ทุกครั้งที่วางบิล วันรับเงิน ใครแก้วันเมื่อลูกค้าเลื่อน วันที่ลูกค้ายืนยันว่าจะจ่ายล่าสุด หรือวันที่เงินเข้าจริง คำยืนยันจากลูกค้า และรายการเดินบัญชี ทุกครั้งที่ลูกค้ายืนยัน เลื่อน หรือจ่ายแล้ว กำหนดจ่าย ใครตั้งและแก้กำหนดจ่ายของลูกค้าแต่ละราย วันครบกำหนดตามเครดิตเทอมที่ตกลง ข้อตกลงหรือสัญญากับลูกค้า เมื่อเงื่อนไขเครดิตเปลี่ยน
ตัวอย่างสมมติ: วันรับเงินเลื่อนแต่รายงานไม่เปลี่ยน ตัวอย่างสมมติ
สมมติว่ากิจการรับงานติดตั้งอุปกรณ์แห่งหนึ่งมีรายงานออเดอร์และบิล และมีช่องวันคาดรับเงิน แต่ไม่มีคนรับผิดชอบอัปเดตเมื่อลูกค้าเลื่อนวัน
บิล I07 เดิมนัดจ่ายวันที่ 5 ลูกค้าเลื่อนเป็นวันที่ 12 แต่รายงานยังแสดงวันที่ 5
ยอดขายและบิล: มี
วันรับเงินล่าสุด: ไม่ผ่าน รายงานยังแสดงวันที่ 5
เจ้าของการอัปเดตวันรับเงิน: ไม่ระบุ
หลักฐานว่าเงินเข้า: ยังไม่มี
ช่องโหว่ของระบบนี้คือเจ้าของและความสดของวันรับเงิน ไม่ใช่ตัวโปรแกรม ถ้าใช้รายงานนี้วางแผนจ่ายเงิน จะเข้าใจว่าเงินของบิล I07 เข้าเร็วกว่าจริง 12 − 5 = 7 วัน
ช่องโหว่ครั้งเดียวหรือเกิดซ้ำ ที่ผมอยากเตือนคือ เจอช่องโหว่หนึ่งครั้งยังไม่พอจะสรุปว่าต้องเปลี่ยนระบบ ให้ดูย้อนหลังก่อนว่าช่องโหว่แบบเดียวกันเกิดกับบิลอื่น หรือในเดือนก่อนด้วยหรือไม่
ถ้าเกิดครั้งเดียว เช่น คนที่ดูแลลืมแก้วันของบิลใบเดียว ให้แก้เฉพาะรายการนั้น แต่ถ้าเกิดซ้ำกับหลายบิลหรือหลายเดือน แปลว่าข้อมูลเรื่องนั้นขาดเจ้าของหรือรอบอัปเดตจริง ให้กำหนดสองข้อนี้ก่อน แล้วค่อยพิจารณาว่าต้องเปลี่ยนโปรแกรมหรือไม่
ในตัวอย่างสมมติ ถ้าบิลที่ลูกค้าเลื่อนวันเดือนก่อนก็ไม่ถูกแก้ในรายงานเหมือน I07 ช่องโหว่นี้เกิดซ้ำ และต้องแก้ที่การกำหนดเจ้าของวันรับเงิน เหมือนจอที่สนามบิน ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ตัวจอ แต่อยู่ที่ยังไม่มีใครมีหน้าที่แก้เวลาเมื่อเที่ยวบินเลื่อนครับ แล้ววันรับเงินในรายงานของคุณ ตอนนี้ใครเป็นคนแก้?
ลองทำได้ทันที เปิดรายงานลูกหนี้ แล้วเช็กว่าข้อมูลทั้ง 4 เรื่องมีชื่อคนรับผิดชอบอัปเดตหรือไม่ หาบิลที่ลูกค้าเลื่อนวันจ่ายเดือนนี้ 1 ใบ แล้วดูว่ารายงานเปลี่ยนตามหรือยัง จดช่องโหว่ที่เจอ และดูว่าเกิดซ้ำในเดือนก่อนหรือไม่ ก่อนเสนอเปลี่ยนระบบ See these signals in your own data The 14-Day Sprint takes one real problem of yours from signal to solved.
Start a 14-Day Sprint 
