ทำไมข้อมูลหายระหว่างทีม
ลองนึกถึงตอนไปโรงพยาบาลดูครับ ตั้งแต่ทำบัตร พบแพทย์ รับยา ไปจนจ่ายเงิน ทุกแผนกใช้เลขประจำตัวผู้ป่วย (HN) เลขเดียวกัน เราจึงไม่ต้องเล่าเรื่องตัวเองใหม่ทุกจุด งานขายในบริษัทต่างจากนั้นมาก รายการขายหนึ่งรายการต้องผ่านหลายมือก่อนจะกลายเป็นเงิน ตั้งแต่ยืนยันขาย ส่งมอบ เอกสารถึงการเงิน ออกและวางบิล จนถึงครบกำหนดและรับเงิน ทุกจุดที่เอกสารเปลี่ยนมือ มีโอกาสที่ข้อมูลบางอย่างจะไม่ตามไปด้วย
ปัญหาที่ผมเห็นบ่อยคือแต่ละฝ่ายใช้เลขอ้างอิงของตัวเอง ฝ่ายขายรู้เลขออเดอร์ ฝ่ายส่งของรู้เลขใบส่งของ การเงินรู้เลขบิล เมื่อต้องตอบว่าเงินของออเดอร์นี้จะเข้าวันไหน จึงต้องไล่ถามทีละฝ่าย และถ้าไม่มีใครยืนยันว่ารับงานต่อแล้ว เอกสารอาจค้างอยู่ระหว่างทางโดยไม่มีใครรู้
ช่วงที่รอหลังวางบิลไม่ได้แปลว่ามีปัญหาเสมอ ช่วงนี้อาจเป็นเครดิตที่ตกลงกับลูกค้าไว้1 สิ่งที่ต้องทำให้ชัดคือทุกช่วงมีคนรับผิดชอบ และรู้ว่าเงินจะเข้าวันไหน
ขั้นตอนส่งเอกสารระหว่างฝ่าย 4 ขั้น
ที่ผมชอบในวิธีนี้คือทั้ง 4 ขั้นใช้เลขออเดอร์เดียวกันเป็นตัวร้อย เหมือนเลข HN ของโรงพยาบาล เอกสารทุกใบต้องอ้างถึงเลขนี้ และผู้รับของแต่ละขั้นต้องยืนยันว่ารับงานแล้วก่อนงานจะไปขั้นถัดไป
| ขั้น | ผู้ส่ง | ผู้รับ | ข้อมูลที่ต้องแนบ | เกณฑ์รับงาน | ถ้าข้อมูลไม่ครบ |
|---|
| 1. เปิดออเดอร์พร้อมเงื่อนไขเครดิต | ฝ่ายขาย | ฝ่ายส่งของและการเงิน | เลขออเดอร์ ลูกค้า มูลค่า เครดิตเทอม รอบวางบิลของลูกค้า และวันเริ่มนับเครดิต | ผู้รับเห็นเงื่อนไขเครดิตและรอบวางบิลครบ | ส่งกลับฝ่ายขายพร้อมระบุช่องที่ขาด ยังไม่ส่งของ |
| 2. แนบใบรับมอบ | ฝ่ายส่งของ | การเงิน | ใบรับมอบที่ลูกค้าเซ็น อ้างเลขออเดอร์ | การเงินยืนยันว่ารับเอกสารชุดครบ | ส่งกลับฝ่ายส่งของ ยังไม่ออกบิล |
| 3. รับเอกสารและออกบิล | การเงิน | ลูกค้า | บิลที่อ้างเลขออเดอร์และเลขใบรับมอบ | ลูกค้ารับบิลครบ และได้วันวางบิล | ตามให้ลูกค้ารับบิลตามรอบ ยังไม่เริ่มนับเครดิต |
| 4. บันทึกวันคาดรับและผู้ติดตาม | การเงิน | ผู้ดูแลเงินรับ | วันวางบิล เครดิตเทอม วันคาดรับเงิน และชื่อผู้ติดตาม | มีวันคาดรับและชื่อผู้ติดตาม | ยังไม่นับเป็นเงินรับที่มีวันจ่ายยืนยัน |
วันวางบิล คือวันที่ลูกค้ารับบิลครบ หลายกิจการใช้วันนี้เริ่มนับเครดิตเทอม ขั้นที่ 3 จึงสำคัญ เพราะถ้าลูกค้ายังไม่รับบิล วันคาดรับเงินก็ยังคำนวณไม่ได้
ตัวอย่างสมมติ: เดินออเดอร์ 40,000 บาทครบทั้ง 4 ขั้น
ตัวอย่างสมมติสมมติว่าผู้จำหน่ายอะไหล่เครื่องจักรรายหนึ่งได้ออเดอร์ S01 มูลค่า 40,000 บาท ส่งมอบวันที่ 2 พร้อมใบรับมอบ D01 ลูกค้ารายนี้รับบิลวันที่ 3 และจ่ายเงิน 15 วันหลังรับบิลครบ
ขั้น 1: ฝ่ายขายเปิด S01 พร้อมรอบบิลและวันเริ่มนับเครดิต
ขั้น 2: ฝ่ายส่งของแนบ D01 กับ S01 การเงินยืนยันรับชุดครบวันที่ 2
ขั้น 3: การเงินออกบิล I01 อ้าง S01 ลูกค้ารับบิลวันที่ 3
ขั้น 4: ผู้ดูแลเงินรับบันทึกวันคาดรับวันที่ 18 (วันที่ 3 + 15 วัน)
ออเดอร์เดียวเชื่อม S01 ไป D01 ไป I01 ไปจนถึงวันคาดรับได้ครบ และทุกช่วงมีคนยืนยันรับงาน ผู้ดูแลเงินรับยังไม่ปิดเรื่องจนกว่าจะเห็นเงินเข้าในรายการธนาคาร
ทดลองกับเส้นทางเดียวก่อนขยาย
ผมแนะนำว่าอย่าเริ่มกับลูกค้าทุกรายครับ เลือกลูกค้า 1 รายที่ต้องวางบิล แล้วใช้ 4 ขั้นนี้กับออเดอร์ถัดไปของลูกค้ารายนั้นก่อน ระหว่างทดลองให้จดว่าขั้นไหนถูกส่งกลับเพราะข้อมูลไม่ครบ และขาดข้อมูลอะไร
พอออเดอร์ของลูกค้ารายนั้นเดินครบทั้ง 4 ขั้นได้โดยไม่ต้องไล่ถาม ค่อยขยายไปลูกค้ารายอื่น แบบฟอร์มแต่ละขั้นอาจต้องปรับตามสิ่งที่พบระหว่างทดลอง ในมุมผม เป้าหมายคือให้ถามเลขเดียวแล้วรู้ทุกอย่าง เหมือนยื่นบัตรโรงพยาบาลใบเดียว แล้วลูกค้ารายไหนของคุณที่ควรเริ่มทดลองก่อน?
ลองทำได้ทันที
- เลือกลูกค้า 1 รายที่ต้องวางบิล แล้วทดลองใช้ 4 ขั้นกับออเดอร์ถัดไปของลูกค้ารายนั้นก่อน
- ให้ทุกเอกสารอ้างเลขออเดอร์เดียวกัน ตั้งแต่ใบรับมอบจนถึงบิล
- ระบุชื่อคนยืนยันรับงานของแต่ละขั้น และคนบันทึกวันคาดรับเงิน
คำถามที่พบบ่อย
ต้องมีโปรแกรมหรือระบบใหม่ก่อนไหม
ไม่จำเป็น เริ่มได้ด้วยเอกสารและตารางที่ใช้อยู่ สิ่งที่ต้องมีคือเลขออเดอร์เดียวกันในเอกสารทุกใบ และชื่อคนยืนยันรับงานในทุกขั้น
อยากเห็นสัญญาณแบบนี้จากข้อมูลของคุณเอง
14 วัน ทีม CUBE ช่วยอ่านข้อมูลจริงของคุณ และสรุปว่าควรแก้ที่จุดไหนก่อน
