เงินของออเดอร์หนึ่งรออยู่ที่ไหนได้บ้าง
เวลากระเป๋าเดินทางออกช้า เรามักโทษสายพานที่สนามบินปลายทาง ทั้งที่บ่อยครั้งกระเป๋าค้างอยู่ที่ต้นทางตั้งแต่ก่อนขึ้นเครื่องครับ เงินของออเดอร์ก็คล้ายกัน ออเดอร์หนึ่งรายการเดินตามลำดับ ตั้งแต่ยืนยันขาย ส่งมอบ เอกสารถึงการเงิน ออกและวางบิล จนครบกำหนดและรับเงิน ระหว่างแต่ละขั้น รายการอาจหยุดนิ่งอยู่ได้ 4 ช่วง
ยืนยันขายถึงส่งมอบ รายการอยู่ระหว่างเตรียมของหรือรอคิวส่ง
ส่งมอบถึงเอกสารถึงการเงิน เอกสารส่งมอบยังอยู่กับคนส่งของหรือทีมหน้างาน
เอกสารถึงการเงินถึงวางบิล การเงินกำลังออกบิล หรือบิลยังไปไม่ถึงมือลูกค้า
วางบิลถึงรับเงิน ลูกค้าถือบิลไว้ตามเครดิตที่ตกลงกัน
ที่ผมว่าน่าสนใจคือ สามช่วงแรกเกิดในบริษัทเราเอง มีเพียงช่วงสุดท้ายที่อยู่ในมือลูกค้า และช่วงหลังวางบิลนี้อาจเป็นเครดิตตามข้อตกลง ไม่ใช่ความผิดปกติโดยอัตโนมัติ1
เรียงวันที่ของออเดอร์เดียว ให้เห็นว่าเวลาหายไปช่วงไหน
วิธีที่ผมแนะนำคือเลือกออเดอร์ที่ได้เงินแล้ว 1 รายการ แล้วหาวันที่ของทุกขั้นจากเอกสารที่มี เช่น ใบสั่งซื้อ ใบรับมอบ บันทึกรับเอกสารของการเงิน หลักฐานการรับบิล และรายการเงินเข้า ใส่ลงตารางทีละแถว
| ขั้น | วันที่เข้า | วันที่ออก | จำนวนวันรอ | รออะไร | ใครถือรายการ |
|---|
| วิธีกรอก | วันที่รายการมาถึงขั้นนี้ | วันที่รายการไปถึงขั้นถัดไป | วันที่ออก ลบด้วยวันที่เข้า | สิ่งที่ต้องเกิดก่อนไปขั้นถัดไป | ชื่อคนหรือฝ่ายที่ถือเอกสารในช่วงนั้น |
| ยืนยันขาย ถึง ส่งมอบ | | | | | |
| ส่งมอบ ถึง เอกสารถึงการเงิน | | | | | |
| เอกสารถึงการเงิน ถึง วางบิล | | | | | |
| วางบิล ถึง รับเงิน | | | | | |
กรอกครบแล้ว ให้แยกจำนวนวันเป็นสองกลุ่ม คือช่วงก่อนวางบิล กับช่วงหลังวางบิล ช่วงก่อนวางบิลเป็นเวลาที่อยู่ในมือเรา ส่วนช่วงหลังวางบิลต้องเทียบกับเครดิตที่ตกลงกับลูกค้า
ตัวอย่างสมมติ: เอกสารค้าง 4 วันก่อนถึงการเงิน
ตัวอย่างสมมติสมมติว่าผู้ค้าส่งบรรจุภัณฑ์รายหนึ่งไล่วันที่ของออเดอร์ที่ได้เงินแล้ว พบว่ายืนยันขายวันที่ 1 ส่งมอบวันที่ 2 เอกสารถึงการเงินวันที่ 6 วางบิลวันที่ 7 และรับเงินวันที่ 22
ขายถึงส่งมอบ 2 − 1 = 1 วัน
ส่งมอบถึงเอกสารถึงการเงิน 6 − 2 = 4 วัน
การเงินรับเอกสารถึงวางบิล 7 − 6 = 1 วัน
วางบิลถึงรับเงิน 22 − 7 = 15 วัน
ช่วงที่ควรตรวจก่อนคือ 4 วันที่เอกสารยังไม่ถึงการเงิน เพราะเป็นช่วงที่ยาวที่สุดก่อนวางบิล ส่วน 15 วันหลังวางบิลต้องเทียบกับเครดิตเทอมที่ตกลงกับลูกค้าก่อน อาจเป็นเครดิตตามข้อตกลงก็ได้
ต้องยอมรับตรงๆ ว่าผู้ค้าส่งรายนี้ยังไม่มีข้อมูลว่าแต่ละขั้นเริ่มลงมือวันไหน จึงบอกได้ว่าเอกสารหยุดนิ่งอยู่ช่วงไหน แต่ยังบอกไม่ได้ว่าหยุดเพราะอะไร
ช่วงไหนนานได้ตามปกติ
ช่วงหลังวางบิลนานได้ตามเครดิตเทอมที่ตกลงกับลูกค้า ช่วงนี้จึงไม่ใช่ความผิดปกติโดยอัตโนมัติ1 ลูกค้าจ่ายช้าจริงก็ต่อเมื่อเงินเข้าหลังวันครบกำหนดตามเครดิตแล้ว
ในมุมผม ช่วงที่ควรสงสัยคือช่วงก่อนวางบิลที่ยาวกว่าที่ควร เพราะเครดิตของลูกค้ายังไม่เริ่มนับจนกว่าลูกค้าจะได้รับบิล ทุกวันที่เอกสารค้างอยู่ในบริษัท จึงเลื่อนวันได้เงินออกไปอีกวัน ให้เทียบกับออเดอร์อื่นของลูกค้ารายเดียวกัน หรือกับเวลาที่ทีมตกลงกันไว้ว่าควรใช้กี่วัน
ถ้าเวลารวมตั้งแต่ขายถึงได้เงินยาว แต่ช่วงหลังวางบิลไม่เกินเครดิต แปลว่าลูกค้าไม่ได้จ่ายช้า เวลาหายไปในบริษัทเราเอง เหมือนกระเป๋าที่ค้างอยู่ที่ต้นทาง ไปเร่งสายพานปลายทางก็ไม่ช่วยครับ แล้วออเดอร์ล่าสุดที่ได้เงินช้าของคุณ ค้างอยู่ช่วงไหน?
ลองทำได้ทันที
- เลือกออเดอร์ที่ได้เงินล่าสุด 1 รายการ แล้วหาวันที่ของ 5 ขั้นจากเอกสารที่มี
- คิดจำนวนวันของแต่ละช่วง แล้วแยกช่วงก่อนวางบิลกับช่วงหลังวางบิล
- เทียบช่วงหลังวางบิลกับเครดิตที่ตกลงกับลูกค้า ถ้าไม่เกินเครดิต แปลว่าลูกค้าไม่ได้จ่ายช้า
อยากเห็นสัญญาณแบบนี้จากข้อมูลของคุณเอง
14 วัน ทีม CUBE ช่วยอ่านข้อมูลจริงของคุณ และสรุปว่าควรแก้ที่จุดไหนก่อน
