ทำไมรายงานอย่างเดียวไม่พอ
เคยได้ยินเสียงกันขโมยรถดังในลานจอดไหมครับ ทุกคนได้ยิน แต่แทบไม่มีใครเดินไปดู เพราะต่างคนต่างคิดว่าคงมีเจ้าของรถจัดการ รายงานบอกว่าบิลไหนค้าง แต่ไม่ได้บอกว่าใครต้องทำอะไร เริ่มเมื่อไร และทำจนถึงเมื่อไร บิลที่ทุกคนเห็นในรายงานจึงอาจไม่มีใครตามเลย
ภาวะ ยอดขายโตเร็วกว่ากำลังเงินทุน (Overtrading) คือภาวะที่เงินทุนหมุนเวียน (Working Capital) ไม่พอรองรับระดับกิจกรรมที่โตขึ้น สาเหตุสำคัญคือการขยายเร็ว โดยเฉพาะเมื่อให้เครดิตลูกค้านานกว่าเครดิตที่ได้จากผู้ขาย และป้องกันได้ด้วยการปรับประมาณการเงินสดอย่างสม่ำเสมอ1
ในมุมผม คำว่าสม่ำเสมอคือสิ่งที่รายงานให้เองไม่ได้ ต้องมีกติกาว่าใครดูอะไร ทุกเมื่อไร และเห็นแล้วต้องทำอะไรต่อ
กติกา 5 ข้อ
กติกาในบทนี้ใช้วิธีตรวจเงินที่บทความเสนอ คือเอา เงินสดที่ใช้ได้ทันที หมายถึงเงินในบัญชีและในมือที่จ่ายได้ทันทีวันนี้ บวก เงินรับที่มีวันจ่ายยืนยัน หมายถึงเงินที่ลูกค้ายืนยันวันจ่ายแล้วหรือมีหลักฐาน แล้วหัก รายจ่ายที่ถึงกำหนด หมายถึงรายจ่ายที่ต้องจ่ายภายในช่วงที่ตรวจ ถ้าติดลบ ส่วนที่ติดลบคือเงินสดที่ยังขาด
ผมแนะนำให้อ่านตารางนี้คู่กับตัวอย่างครับ ตัวอย่างในตารางมาจากกรณีสมมติในหัวข้อถัดไป ช่วง 7 วันเป็นค่าตัวอย่าง ให้ปรับตามรอบจ่ายเงินของกิจการ
| ข้อ | กติกา | ตัวอย่างในกรณีนี้ |
|---|
| ข้อมูลและรอบ | กำหนดว่าดูข้อมูลอะไร ทุกเมื่อไร และใครดู | ทุกเช้าวันทำงาน ผู้ดูแลเงินสดทบทวนเงินสดที่ใช้ได้ทันที เงินรับที่มีวันจ่ายยืนยัน และรายจ่ายที่ถึงกำหนดใน 7 วันข้างหน้า |
| เงื่อนไขเริ่มตาม | กำหนดว่าตัวเลขแบบไหนทำให้ต้องเริ่มตาม | ผลรวมของเงินสองก้อนหักรายจ่ายที่ถึงกำหนดแล้วติดลบ |
| ผู้รับเรื่อง | ระบุคนที่รับเรื่องเมื่อเงื่อนไขเกิด และต้องทำอะไร | ผู้ดูแลเงินสดยืนยันยอด แล้วส่งให้ผู้มีอำนาจเลือกทางแก้ |
| หลักฐานปิด | กำหนดว่าต้องเห็นอะไรจึงปิดเรื่องได้ | เงินและแผนที่ยืนยันแล้วรองรับวันจ่ายได้ เช่น รายการเงินเข้าในบัญชีธนาคาร |
| เงื่อนไขส่งให้คน | กำหนดว่าเมื่อไรข้อมูลไม่น่าเชื่อถือพอ และต้องให้คนตรวจก่อนทำต่อ | ถ้าข้อมูลรับเงินไม่อัปเดต ตรวจรายการธนาคารก่อนเตือนซ้ำ |
ตัวอย่างสมมติ: ทดลองกติกากับเงินสดที่ยังขาด 35,000 บาท
ตัวอย่างสมมติสมมติว่าศูนย์บริการอุปกรณ์แห่งหนึ่งใช้กติกา 5 ข้อข้างต้น เช้าวันนี้ผู้ดูแลเงินสดพบว่ามีเงินสดที่ใช้ได้ทันที 55,000 บาท เงินรับที่มีวันจ่ายยืนยัน 30,000 บาท และรายจ่ายที่ถึงกำหนดใน 7 วันข้างหน้า 120,000 บาท
55,000 + 30,000 − 120,000 = −35,000 บาท ติดลบ จึงเริ่มตาม
ผู้ดูแลเงินสดยืนยันยอด แล้วส่งให้ผู้มีอำนาจเลือกทางแก้ เรื่องนี้ปิดได้เมื่อเงินและแผนที่ยืนยันแล้วรองรับวันจ่ายได้ ถ้าระหว่างนั้นข้อมูลรับเงินไม่อัปเดต ผู้ดูแลตรวจรายการธนาคารก่อนเตือนซ้ำ
เงินสดที่ยังขาด 35,000 บาทจึงมีเจ้าของและเงื่อนไขปิดชัด ต่างจากตอนที่เห็นแค่ในรายงาน ซึ่งยังไม่ถือว่าจัดการแล้ว
ทบทวนกติกาเมื่อไร
ที่ผมว่าสำคัญไม่แพ้ตัวกติกาคือการทบทวน ตั้งรอบทบทวนกติกาไว้ล่วงหน้า และทบทวนจากประวัติงานจริง ไม่ใช่จากความรู้สึก ทุกเรื่องที่เริ่มตามให้จดวันที่เริ่ม ผู้รับเรื่อง วันที่ปิด และหลักฐานที่ใช้ปิด
เมื่อถึงรอบทบทวน ให้ดูว่ามีเรื่องที่เริ่มแล้วแต่ไม่มีใครปิดหรือไม่ มีเรื่องที่ต้องส่งให้คนตรวจบ่อยเพราะข้อมูลไม่อัปเดตหรือไม่ และช่วงเวลาที่ดูล่วงหน้าสั้นเกินจนเห็นช้าหรือไม่ แต่ละข้อที่เจอบอกว่ากติกาข้อไหนต้องปรับ กติกาที่ดีจึงเหมือนสัญญาณกันขโมยที่ผูกกับเจ้าของรถคนเดียว ดังเมื่อไรก็รู้ว่าใครต้องเดินไปดู แล้วบิลที่ค้างอยู่ในรายงานของคุณตอนนี้ มีชื่อคนตามแล้วกี่ใบ?
ลองทำได้ทันที
- ตั้งรอบดูทุกเช้า: เงินสดที่ใช้ได้ทันที เงินรับที่มีวันจ่ายยืนยัน และรายจ่ายที่ถึงกำหนด 7 วันข้างหน้า
- ระบุชื่อผู้รับเรื่องของบิลที่ค้างทุกใบ
- กำหนดหลักฐานที่ใช้ปิดเรื่องของแต่ละบิล เช่น รายการเงินเข้าในบัญชีธนาคาร
อยากเห็นสัญญาณแบบนี้จากข้อมูลของคุณเอง
14 วัน ทีม CUBE ช่วยอ่านข้อมูลจริงของคุณ และสรุปว่าควรแก้ที่จุดไหนก่อน
