การแก้รายครั้งต่างจากการแก้กติกาอย่างไร
ลองนึกถึงหลังคาที่รั่วดูครับ ฝนตกทีไรก็เอาถังมารองแล้วเททิ้ง ห้องแห้งทุกครั้ง แต่รูบนหลังคายังอยู่ การแก้รายครั้งคือการตามเงินของบิลที่ค้างอยู่ตอนนี้ให้เข้ามา เงินที่ขาดของเดือนนั้นหายไป แต่เงื่อนไขที่ทำให้ขาดยังอยู่ การแก้กติกาคือเปลี่ยนวิธีทำงานที่ทำให้เงินขาดตั้งแต่ต้น เช่น ใช้ตัวเลขอะไรเป็นฐานในการอนุมัติรายจ่าย
ภาวะ ยอดขายโตเร็วกว่ากำลังเงินทุน (Overtrading) คือภาวะที่เงินทุนหมุนเวียน (Working Capital) ไม่พอรองรับระดับกิจกรรมที่โตขึ้น สัญญาณที่พบคือเงินขาดมือต่อเนื่องแม้ยอดขายเพิ่ม พึ่งเงินกู้ระยะสั้นมากขึ้น หรือต้องเลื่อนจ่ายผู้ขาย12 เมื่อเงินขาดมือซ้ำเป็นรูปแบบ ปัญหาจึงไม่ได้อยู่ที่บิลใดบิลหนึ่ง
ในมุมผม กติกาที่บทนี้ชี้คือการอนุมัติรายจ่ายจากยอดขาย แทน เงินรับที่มีวันจ่ายยืนยัน ซึ่งหมายถึงเงินที่ลูกค้ายืนยันวันจ่ายแล้วหรือมีหลักฐาน และจะเข้าก่อนวันที่ต้องใช้ ตราบใดที่กติกานี้ยังอยู่ ทุกครั้งที่มียอดขายใหม่ที่ยังไม่ได้เงิน เงินสดก็จะขาดแบบเดิม ต่อให้ทีมตามเงินของรอบก่อนได้ครบ
ผังวงจรเกิดซ้ำ
เขียนเงินขาดมือแต่ละรอบเป็นหนึ่งแถว เริ่มจากรอบล่าสุดที่เงินตึง แล้วย้อนไปรอบก่อนหน้า
| รอบ | สิ่งที่แก้ | กติกาที่ยังอยู่ | ผลในรอบถัดไป | กติกาที่ควรทดลองเปลี่ยน |
|---|
| วิธีกรอก | สิ่งที่ทีมทำเพื่อให้เงินเข้าในรอบนั้น | วิธีทำงานที่ยังใช้แบบเดิมหลังแก้ | เงินขาดอีกหรือไม่ และขาดแบบเดิมหรือไม่ | กติกา 1 ข้อที่ถ้าเปลี่ยน ผลในรอบถัดไปน่าจะต่างไป |
| รอบที่ 1 | | | | |
| รอบที่ 2 | | | | |
ที่ผมชอบในผังนี้คือมันบังคับให้เทียบ อ่านผังโดยเทียบเคสก่อนและหลังการแก้ ถ้าช่องกติกาที่ยังอยู่เหมือนเดิมทุกแถว และผลในรอบถัดไปคือเงินขาดแบบเดิม นั่นคือวงจรเกิดซ้ำ สิ่งที่แก้ไปแต่ละรอบไม่ได้แตะต้นเหตุ
ตัวอย่างสมมติ: ตามเงินสำเร็จแต่เดือนหน้าตึงอีก
ตัวอย่างสมมติสมมติว่าผู้ผลิตป้ายและสื่อสิ่งพิมพ์รายหนึ่งเงินขาดมือ รอบแรกทีมเร่งแก้เอกสารและเก็บเงินจากบิลที่ค้างได้ แต่แผนรายจ่ายยังใช้ยอดขายเป็นฐาน แทนเงินรับที่มีวันจ่ายยืนยัน
รอบถัดไปมียอดขายใหม่ 210,000 บาทที่จะได้รับเงินเดือนหน้า แต่มีการอนุมัติจ่ายจากยอดนี้ในเดือนปัจจุบัน
รอบแรก: แก้บิลค้างหนึ่งชุด เงินเข้า
ฐานอนุมัติรายจ่าย: ยังใช้ยอดขายเหมือนเดิม
รอบถัดไป: ยอดขายใหม่ 210,000 บาทถูกนำไปอนุมัติจ่ายก่อนเงินเข้า เงินสดขาดแบบเดิม
เทียบเคสก่อนและหลังการแก้ สิ่งที่แก้คือบิลค้างหนึ่งชุด แต่กติกาอนุมัติรายจ่ายไม่เปลี่ยน เงินที่ขาดซ้ำจึงเกิดจากกติกาเดิม ไม่ใช่หลักฐานว่าทีมตามหนี้ไม่ทำงาน
กติกาไหนควรทดลองเปลี่ยนก่อน
ผมแนะนำให้เริ่มจากข้อเดียวครับ เลือกกติกาที่อยู่ในช่องกติกาที่ยังอยู่ซ้ำกันมากที่สุดในผัง ในตัวอย่างสมมติคือฐานการอนุมัติรายจ่าย ให้ทดลองเปลี่ยนจากยอดขายเป็นเงินรับที่มีวันจ่ายยืนยัน
ทดลองเปลี่ยนทีละข้อ อย่างน้อยหนึ่งรอบเดือน แล้วเติมแถวใหม่ในผัง ถ้าผลในรอบถัดไปต่างจากเดิม แปลว่ากติกานั้นคือต้นเหตุ ถ้าเปลี่ยนหลายข้อพร้อมกัน จะไม่รู้ว่าข้อไหนได้ผล เหมือนหลังคารั่ว ซ่อมทีละจุดแล้วรอฝนรอบหน้า จะรู้ว่ารูไหนคือต้นเหตุจริง แล้วในผังของคุณ ช่องกติกาที่ยังอยู่ซ้ำกันทุกแถวคือข้อไหน?
ลองทำได้ทันที
- ดูรายจ่ายที่อนุมัติเดือนนี้ ว่าอ้างยอดขายหรืออ้างเงินรับที่มีวันจ่ายยืนยัน
- เทียบเดือนที่เงินตึงสองเดือนล่าสุด ว่าต้นเหตุเป็นแบบเดียวกันหรือไม่
- เลือกกติกา 1 ข้อที่จะเปลี่ยนก่อน แล้วทดลองหนึ่งรอบเดือน
อยากเห็นสัญญาณแบบนี้จากข้อมูลของคุณเอง
14 วัน ทีม CUBE ช่วยอ่านข้อมูลจริงของคุณ และสรุปว่าควรแก้ที่จุดไหนก่อน
