ระบบติดตามที่ครบต้องมีอะไรบ้าง
ลองนึกถึงจอบอกเวลาเครื่องบินออกที่สนามบินดูครับ ถ้าเที่ยวบินเลื่อนแต่ไม่มีใครแก้เวลาบนจอ คนรอก็วางแผนผิดทั้งแถว ระบบบัญชีลูกหนี้ที่บอกได้ว่าเงินจะเข้าวันไหน ต้องมีข้อมูล 4 เรื่องที่ต่อกัน คือ ยอดขาย วันวางบิล วันรับเงิน และกำหนดจ่าย ถ้าขาดเรื่องใดเรื่องหนึ่ง ระบบจะรู้ว่าขายอะไรไป แต่ตอบไม่ได้ว่าเงินจะเข้าเมื่อไร
ในมุมผม จุดที่คนมักข้ามคือข้อนี้ครับ แต่ละเรื่องยังต้องมีครบ 4 ข้อ คือ เจ้าของ ที่รับผิดชอบให้ข้อมูลถูกต้อง นิยาม ที่ทุกคนเข้าใจตรงกันว่าตัวเลขนี้หมายถึงอะไร แหล่งข้อมูล ที่บอกว่าตัวเลขมาจากเอกสารไหน และรอบอัปเดต ที่บอกว่าข้อมูลถูกแก้เมื่อไร ข้อมูลที่มีอยู่ในระบบแต่ขาดข้อใดข้อหนึ่ง จะเชื่อไม่ได้เมื่อสถานการณ์เปลี่ยน
ระบบที่ครบยังต้องเก็บข้อมูลย้อนหลังไว้ด้วย เพราะการอ่านตัวชี้วัดเงินทุนหมุนเวียน (Working Capital) ต้องดูแนวโน้มของกิจการเองเทียบหลายช่วง และเทียบกับค่าเฉลี่ยอุตสาหกรรมด้วยความระวัง1 ถ้าข้อมูลถูกเขียนทับทุกครั้ง จะเทียบย้อนหลังไม่ได้
เช็กลิสต์ข้อมูล 4 เรื่องที่ระบบต้องมี
ผมแนะนำให้ไล่ตารางนี้ทีละช่อง ช่องในตารางคือคำถามที่ต้องตอบให้ได้สำหรับระบบของคุณ ตอบไม่ได้ช่องไหน ให้จดไว้ในช่องสุดท้าย ช่องที่จดไว้คือช่องโหว่ของระบบ
| ข้อมูล | เจ้าของ | นิยาม | แหล่งข้อมูล | รอบอัปเดต | ส่วนที่ยังไม่มี |
|---|
| ยอดขาย | ใครลงและแก้ยอดขาย | นับตามออเดอร์หรือตามบิล | ระบบขาย ใบสั่งซื้อ หรือบิล | ทุกครั้งที่มีออเดอร์ใหม่หรือแก้ออเดอร์ | |
| วันวางบิล | ใครบันทึกวันที่ลูกค้ารับบิล | วันที่ลูกค้ารับบิลครบ ใช้เริ่มนับเครดิตเทอม | หลักฐานการรับบิลจากลูกค้า | ทุกครั้งที่วางบิล | |
| วันรับเงิน | ใครแก้วันเมื่อลูกค้าเลื่อน | วันที่ลูกค้ายืนยันว่าจะจ่ายล่าสุด หรือวันที่เงินเข้าจริง | คำยืนยันจากลูกค้า และรายการเดินบัญชี | ทุกครั้งที่ลูกค้ายืนยัน เลื่อน หรือจ่ายแล้ว | |
| กำหนดจ่าย | ใครตั้งและแก้กำหนดจ่ายของลูกค้าแต่ละราย | วันครบกำหนดตามเครดิตเทอมที่ตกลง | ข้อตกลงหรือสัญญากับลูกค้า | เมื่อเงื่อนไขเครดิตเปลี่ยน | |
ตัวอย่างสมมติ: วันรับเงินเลื่อนแต่รายงานไม่เปลี่ยน
ตัวอย่างสมมติสมมติว่ากิจการรับงานติดตั้งอุปกรณ์แห่งหนึ่งมีรายงานออเดอร์และบิล และมีช่องวันคาดรับเงิน แต่ไม่มีคนรับผิดชอบอัปเดตเมื่อลูกค้าเลื่อนวัน
บิล I07 เดิมนัดจ่ายวันที่ 5 ลูกค้าเลื่อนเป็นวันที่ 12 แต่รายงานยังแสดงวันที่ 5
ยอดขายและบิล: มี
วันรับเงินล่าสุด: ไม่ผ่าน รายงานยังแสดงวันที่ 5
เจ้าของการอัปเดตวันรับเงิน: ไม่ระบุ
หลักฐานว่าเงินเข้า: ยังไม่มี
ช่องโหว่ของระบบนี้คือเจ้าของและความสดของวันรับเงิน ไม่ใช่ตัวโปรแกรม ถ้าใช้รายงานนี้วางแผนจ่ายเงิน จะเข้าใจว่าเงินของบิล I07 เข้าเร็วกว่าจริง 12 − 5 = 7 วัน
ช่องโหว่ครั้งเดียวหรือเกิดซ้ำ
ที่ผมอยากเตือนคือ เจอช่องโหว่หนึ่งครั้งยังไม่พอจะสรุปว่าต้องเปลี่ยนระบบ ให้ดูย้อนหลังก่อนว่าช่องโหว่แบบเดียวกันเกิดกับบิลอื่น หรือในเดือนก่อนด้วยหรือไม่
ถ้าเกิดครั้งเดียว เช่น คนที่ดูแลลืมแก้วันของบิลใบเดียว ให้แก้เฉพาะรายการนั้น แต่ถ้าเกิดซ้ำกับหลายบิลหรือหลายเดือน แปลว่าข้อมูลเรื่องนั้นขาดเจ้าของหรือรอบอัปเดตจริง ให้กำหนดสองข้อนี้ก่อน แล้วค่อยพิจารณาว่าต้องเปลี่ยนโปรแกรมหรือไม่
ในตัวอย่างสมมติ ถ้าบิลที่ลูกค้าเลื่อนวันเดือนก่อนก็ไม่ถูกแก้ในรายงานเหมือน I07 ช่องโหว่นี้เกิดซ้ำ และต้องแก้ที่การกำหนดเจ้าของวันรับเงิน เหมือนจอที่สนามบิน ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ตัวจอ แต่อยู่ที่ยังไม่มีใครมีหน้าที่แก้เวลาเมื่อเที่ยวบินเลื่อนครับ แล้ววันรับเงินในรายงานของคุณ ตอนนี้ใครเป็นคนแก้?
ลองทำได้ทันที
- เปิดรายงานลูกหนี้ แล้วเช็กว่าข้อมูลทั้ง 4 เรื่องมีชื่อคนรับผิดชอบอัปเดตหรือไม่
- หาบิลที่ลูกค้าเลื่อนวันจ่ายเดือนนี้ 1 ใบ แล้วดูว่ารายงานเปลี่ยนตามหรือยัง
- จดช่องโหว่ที่เจอ และดูว่าเกิดซ้ำในเดือนก่อนหรือไม่ ก่อนเสนอเปลี่ยนระบบ
อยากเห็นสัญญาณแบบนี้จากข้อมูลของคุณเอง
14 วัน ทีม CUBE ช่วยอ่านข้อมูลจริงของคุณ และสรุปว่าควรแก้ที่จุดไหนก่อน
